Von digitaler Demenz zu digitaler Nachhaltigkeit

Ein Kommentar von Thomas Kuckelkorn, Manager PR & Kommunikation der BCT Deutschland GmbH

Das krankheitsbedingte Vergessen ist für die betroffenen Menschen und ihre Angehörigen eine große Belastung. Aber auch Unternehmen und Behörden kann es sehr hart treffen, wenn Informationen in Zeiten digitaler Datenflut verloren gehen – bis hin zur Störung digitaler Systeme und Dateien. Im Hinblick auf die im Mai 2018 in Kraft tretende Datenschutzgrundverordnung muss zudem in Zukunft nachgewiesen werden können, wo Informationen gespeichert sind, und man muss darauf zugreifen können, wenn jemand sie anfordert. Funktioniert ihre Verarbeitung aber nicht und werden sie nicht intelligenter genutzt sowie besser dokumentiert, dann werden wichtige Daten schlicht und einfach vergessen. Glücklicherweise kann man dieser digitalen Variante der Demenz vorbeugen: mit digitaler Nachhaltigkeit.

Information Overload

Im Hinblick auf ihre Zukunftsfähigkeit haben sich viele Unternehmen und Behörden in den letzten Jahren der Digitalisierung von Dateien und Prozessen gewidmet. Natürlich eine gute Idee, jedoch nicht ohne Risiko. Dank der Digitalisierung können wir heute nahezu unbegrenzt Informationen sammeln und speichern. Also behalten wir alles, weil es vielleicht in der Zukunft nützlich sein könnte – schließlich unterstützt uns doch der Faktor Information dabei, bessere Entscheidungen zu treffen. Die Folge ist allerdings ein oftmals überflüssiger Information Overload. Mit dem Ergebnis, dass wir in vielen Fällen keine Ahnung mehr haben, welche Informationen wo gespeichert sind. Die ersten Anzeichen einer digitalen Demenz.

Dokumente und ihre Haltbarkeit

Wir können heute zum Teil noch papiergebundene Dokumente lesen, die Jahrhunderte alt sind. Hingegen sind digitale Dokumente manchmal schon nach einigen Jahren sehr viel schwerer zu entziffern. Dies liegt daran, dass Software und Hardware schnell altern. Dank fortlaufender Updates und kontinuierlicher Entwicklung bleibt Software in den meisten Fällen auf dem neuesten Stand, aber alte Dokumente sind in dieser Software meist schwer oder überhaupt nicht lesbar; oft hat man mit extremen Formatierungsproblemen zu kämpfen. Hinzu kommt, dass Benutzer mit Kenntnissen der veralteten Anwendungen zunehmend knapper werden. Wenn wir nichts unternehmen, wird unsere digitale Arbeitsgeschichte in einem hohen Tempo verschwinden.

Das Mittel gegen digitale Demenz: Digitale Nachhaltigkeit

Digitale Nachhaltigkeit ist das Mittel gegen digitale Demenz: Die – auch langfristige – Auffindbarkeit, Zugänglichkeit, Lesbarkeit und Vollständigkeit digitaler Daten sind hier wichtige Faktoren. Leichter gesagt als getan, aber ein Anfang ist schnell gemacht. Realisieren lassen sich diese Schritte dadurch, dass relevante Informationen mit Stakeholdern geteilt und für sie zugänglich gemacht werden. Diesen sollten Unternehmen und Behörden die Verantwortung geben, Informationen zu überprüfen und zu ergänzen, um Feedback aus verschiedenen Blickwinkeln zu erhalten. Diese Form der Co-Creation reduziert die Wahrscheinlichkeit eines digitalen Vergessens, da mehrere Beteiligte Eigentümer der Informationen werden. Wie in einem internen Wikipedia kann verhindert, dass Informationen verloren gehen oder nicht gefunden werden.

Um digitale Demenz zu verhindern und digitale Nachhaltigkeit zu realisieren, bedarf es einer neuen Denkweise und einer Offenheit gegenüber neuen Technologien. Information-Management-Tools, die Unternehmen wie Behörden unterstützen, sind bereits verfügbar. Man sollte diese proaktiv nutzen, um das digitale Vergessen zu verhindern.

Über BCT Deutschland GmbH

Wissen und Informationen im Unternehmen jederzeit verfügbar haben und optimal nutzen – dafür stehen die innovativen, branchenübergreifenden Softwarelösungen von BCT Deutschland. Mit seinen komponentenbasierten und modularen Produkten im Bereich Enterprise Information Management unterstützt BCT Softwareanbieter, IT-Dienstleister, Cloud-Service-Provider und andere Unternehmen dabei, ihr vorhandenes Produkt- und Dienstleistungsportfolio zu erweitern. Auf diese Weise können diese bestehende Geschäftsmodelle an den digitalen Wandel anpassen oder gänzlich neue entwickeln sowie Mehrwerte für ihre jeweiligen Kunden generieren.

BCT wurde 1985 in den Niederlanden gegründet; unter der Leitung von Geschäftsführer Jos Bischoff ist das Unternehmen als BCT Deutschland hierzulande seit 2010 in Aachen vertreten. Inklusive der weiteren Niederlassung in Belgien sind insgesamt rund 170 Mitarbeiter für BCT tätig. Derzeit arbeiten über 150.000 Anwender in einer Vielzahl internationaler Unternehmen und Organisationen aus Industrie und Handel, dem Gesundheitswesen sowie dem Dienstleistungs- und öffentlichen Sektor mit der EIM-Technologie des Softwareentwicklers.

Das Informationssicherheitsmanagementsystem von BCT ist ISO 27001:2013 zertifiziert. Seit 2014 ist das Unternehmen am Campus Cluster Smart Logistik der RWTH Aachen immatrikuliert und engagiert sich in deutschlandweiten Fachverbänden wie Bitkom e.V. und eco — Verband der Internetwirtschaft e.V.

Weitere Infos: www.bctsoftware.com

Quelle: www.bctsoftware.com

Foto “head”: Shutterstock

Pressemitteilung veröffentlicht am 17.04.2018 in DMS / ECM, News (In- und Ausland), Software.
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