Neues ecoDMS-Release automatisiert die Verarbeitung von E-Rechnungen

Ab sofort ist ein neues Rolling Release des Dokumenten-Management-Systems (DMS) ecoDMS verfügbar. Darin hat die ecoDMS GmbH zahlreiche neue Funktionen rund um die Verarbeitung von E-Rechnungen integriert. So liest der weiterentwickelte Vorlagen-Designer sämtliche XML-Daten aus XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen aus und überträgt sie in die entsprechenden Felder in ecoDMS. Darüber hinaus werden die XML-Daten zur Klassifizierung verwendet, sodass E-Rechnungen automatisiert in die richtigen Ordner im DMS gelangen. Zu den weiteren Neuerungen gehören eine flexible Befüllung von Attributen und Freitextfeldern sowie das Auslesen von Datumsfeldern.

„Mit diesem Update können ecoDMS-Anwender die strukturierten Daten ihrer eingehenden E-Rechnungen umfassend nutzen“, erläutert Ralf Schmitz, verantwortlich für Reseller Sales & Vertrieb bei der ecoDMS GmbH. „Ein Beispiel dafür ist das Mappen, bei dem etwa der Wert des ausgelesenen XML-Feldes ‚Amount‘ automatisch in das in ecoDMS angelegte Feld ‚Rechnungsbetrag‘ eingefügt wird. Außerdem sorgt der Lieferantenname dafür, dass die E-Rechnung im jeweiligen Ordner in ecoDMS archiviert wird.“

Die Möglichkeit der flexiblen Befüllung von Attributen bietet mehr Kontrolle bei der Archivierung in ecoDMS. Inhalte aus unterschiedlichen Quellen können automatisch übernommen werden, etwa der Name der archivierten Datei oder per OCR ausgelesene Textpassagen. Das Rechnungs- oder Fälligkeitsdatum lässt sich bei E-Rechnungen automatisch aus der XML-Datei sowie bei gescannten Rechnungen bzw. PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten per OCR auslesen und in die entsprechenden Attribute übertragen. Darüber hinaus können die Freitextfelder je nach Anforderung individuell genutzt werden. So ist es beispielsweise möglich, beim Export von Rechnungen an den Steuerberater oder in Lösungen wie DATEV Unternehmen online die Rechnungsnummern, Kostenstellen und Lieferantennummern zu hinterlegen.

Quelle: www.ecodms.de