Zeiterfassung auch auf dem Fahrrad mit individueller Software auf Android-Mobilcomputer

Deutsche Post

„Kleines Display, veraltetes Betriebssystem, schwieriger zu bedienen: Wir von der zentralen Gruppe Strategie Auslieferung brauchten neue Mobilcomputer für Zeitstudien. Unsere bisherigen Geräte waren veraltet, und da suchten wir einen Partner, der uns nicht nur neue Mobilcomputer verkaufen, sondern auch eine App entwickeln konnte, für die Datenauswertung. Das alles hat die AISCI Ident GmbH hervorragend umgesetzt. Die neuen Computer haben viele Vorteile und die Software ist gut und intuitiv zu bedienen.“ Raphael Teichert, Referent in der zentralen Gruppe „Strategie Auslieferung“ der Deutschen Post AG.

Die Deutsche Post erfasst regelmäßig die Dauer von einzelnen Arbeitsschritten ihrer Zusteller:innen, um Abläufe und Bezirke zu optimieren. Dafür brauchte der Konzern ein neues Zeiterfassungsgerät, das man auch beim Fahrradfahren bedienen kann.

Wie lange dauert es, einen Brief aus dem Behälter des Zusteller-Fahrrads in den Briefkasten zu befördern? Wie lange dauert es, ein Einschreiben oder einen Postzustellungsauftrag zu bearbeiten? Wie viele Sekunden muss eine Postbotin oder ein Postbote auf den Empfänger eines Pakets warten?

Das sind alles Fragen, die bei der Planung von Bezirken und Zustelltouren der Zusteller:innen der Deutschen Post AG eine große Rolle spielen, um den Personalbedarf passend zu planen. Daher betreibt die Post eine genaue Zeitermittlung, um die einzelnen Arbeitsschritte zu quantifizieren. Ein ausgebildeter Zeitermittler begleitet nämlich die Zusteller:innen und erfasst die Dauer jedes einzelnen Arbeitsschrittes in einem tragbaren Mobilcomputer.

Im Jahr 2021 machte sich die Post AG auf die Suche nach neuen Mobilcomputern. Bislang nutzte der Konzern zur Zeitermittlung in die Jahre gekommene Computer, die noch mit dem Betriebssystem Windows CE arbeiteten. Dafür gab es keine Updates mehr, auch waren die Windows-Systeme unpraktisch und in die Jahre gekommen. Auf dem Markt hat sich zudem einiges getan, moderne Mobilcomputer sind inzwischen ergonomischer als ältere Modelle. Auch der Bedien-Komfort hat Fortschritte gemacht.

Neue Mobilcomputer für die Zeitermittlung gesucht

Aus diesen Gründen machte sich die Deutsche Post AG 2021 auf die Suche nach einem Partner, der sie bei der Anschaffung von neuen Mobilcomputern mit Betriebssystem Android unterstützen kann. Auch sollte dieser Partner in der Lage sein, für die neuen Datenerfassungsgeräte eine App zu programmieren, um die Weitergabe der frisch erfassten Daten an ein eigenes Auswertungs-System der Post sicherzustellen.

„Wir von der zentralen Gruppe „Strategie Auslieferung“ brauchten neue Mobilcomputer für Zeitstudien“, beschreibt Raphael Teichert, Referent in der zentralen Gruppe „Strategie Auslieferung“ der Deutschen Post AG, „unsere bisherigen Geräte waren veraltet, und da suchten wir einen Partner, der uns nicht nur neue Mobilcomputer verkaufen, sondern auch eine App entwickeln konnte, für die Datenerfassung.“

Es fanden sich einige Dienstleister, die eine Standard-Software anboten. „Doch wir wollten unsere Auswertung selber machen“, sagt Raphael Teichert, „und daher brauchten wir jemanden, der uns eine eigene App entwickelt.“ Manche Anbieter hatten weiterhin Windows-Geräte im Programm, andere lediglich Touchscreens. Mit der AISCI Ident GmbH fand die Deutsche Post einen Lieferanten, der gleich in drei wesentlichen Aspekten punkten konnte:

Erfolgsfaktoren von Mobilcomputern in der Zeitermittlung

• Hohe Expertise auf dem großen Markt der Mobilcomputer
• Robuster Mobilcomputer im Corporate Design mit echter Tastatur, die sich beim Fahrradfahren bedienen lässt
• Entwicklung einer App und einer Software-Anbindung an bestehende Systeme zur Auswertung
• Moderne und aktualisierbare Android-Architektur, sichert die Nutzbarkeit für viele kommende Jahre

Die AISCI Ident GmbH empfahl das Gerät „RK 95“ von Cipherlab. „Über die Tastatur des Terminals kann man in sehr kurzen Zeitabständen Buchungen vornehmen“, beschreibt Simon Ciolkowski, Projektverantwortlicher bei der AISCI Ident, „und dank unserer eigens entwickelten App können die Nutzer einhändig mit nur einem Tastendruck zwischen den Seiten des Kontenplans blättern, der bis zu 400 Positionen umfassen kann.“
Dass das Gerät auch farblich im Hinblick auf die Corporate Identity ideal zur Deutschen Post passt, war ein zufälliger, gern angenommener Nebeneffekt.

Ein Touchscreen kam für die einhändige Bedienung auf dem Fahrrad nicht infrage. Das kann jeder nachvollziehen, der sich bereits über schlecht zu bedienende Touchscreens im Auto geärgert hat. „Die permanente Umrechnung von Echtzeit in Industriesekunden auch bei Korrekturen war eine interessante Herausforderung, und wir haben dazugelernt“, resümiert Entwickler Simon Ciolkowski.

Die neuen Systeme werden regelmäßig von den 15 Mitarbeiter:innen der zentralen Gruppe „Strategie Auslieferung“ eingesetzt, die für die Zeitermittlung zuständig sind. Unter dem Begriff „Zeitermittlung“ sind Methoden zusammengefasst, mit denen Zeiten für Teile von Arbeitsabläufen ermittelt werden. Eine Organisation, die sich tiefgehend damit befasst, ist zum Beispiel die REFA, der Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung e. V. Alle Mitarbeiter der Post in der zentralen Gruppe „Strategie Auslieferung“ sind REFA-zertifiziert.

Welcher Arbeitsschritt dauert wie lange?

Durch die exakte zeitliche Erfassung der einzelnen Arbeitsschritte wird es der Post möglich, die Bezirke der Zustellerinnen und Zusteller so zuzuschneiden, dass die Beschäftigten ihr Arbeitspensum im Regelfall gut schaffen. „Neben den ermittelten Zeitbedarfen werden bei der Planung der Zustellbezirke und Zustelltouren dazu weitere Faktoren wie Strukturdaten und die Menge auszuliefernder Sendungen berücksichtigt“, so Teichert, „damit wird die Grundlage geschaffen, den Personalbedarf ziemlich genau planen zu können.“ Und: „Die Absicht ist, die Grundlage zu schaffen, um zu wissen, wie viele Kräfte man einsetzen muss.“

Rund eineinhalb Jahre dauerte die Entwicklung der Software, Anfang 2023 konnte die Post mit den neuen Systemen loslegen. Zusammen mit GPS-Daten, Metadaten und Verkehrsmengen ergibt sich in der Auswerte-Software der Deutschen Post ein genaues Bild. Hinzu kommen auch Strukturdaten, also beispielsweise die Art von Häusern, die im jeweiligen Zustellbezirk liegen. Denn ein Einfamilienhaus sorgt für ganz andere Zusteller-Arbeit als ein Hochhaus.

Teicherts Fazit: „Das alles hat die AISCI Ident hervorragend umgesetzt. Die neuen Computer haben viele Vorteile und die Software ist gut und intuitiv zu bedienen.“

Quelle: www.aisci.de