Maximale Transparenz: Kendox vereinfacht die Rechnungsbearbeitung beim Fensterspezialisten Wenger

Der Handwerksbetrieb Wenger Fenster AG mit Sitz im Berner Oberland produziert hochwertige Fenster und Verglasungen für den nachhaltigen Gebäudebau. Besonderen Wert legt das Unternehmen auf ein Gleichgewicht von ökologischem, ökonomischem und sozialem Handeln. Dies zeigt sich nicht nur in der Auswahl möglichst nachhaltiger und regionaler Materialien, sondern auch in der ressourcenschonenden Steuerung von Prozessen. Um eine höhere Transparenz in der Rechnungseingangsverarbeitung zu erreichen und gleichzeitig den Zeitbedarf für Prüfung und Freigabe der Eingangsbelege zu reduzieren, hat Wenger Fenster einen digitalen Rechnungseingangsprozess auf Basis des Dokumentenmanagement-Systems «Kendox InfoShare» eingeführt. Durch den neuen digitalisierten Prozess werden mehrere Stunden Bearbeitungszeit pro Woche eingespart.

Die Wenger Fenster AG ist seit 90 Jahren als zuverlässiger regionaler Partner für den Fensterbau bekannt. Dank Know-how in der Entwicklung sowie der Nutzung neuester Technologien bietet das Familienunternehmen seinen Kunden eine vielseitige Auswahl von energetisch optimierten Produkten für ein zukunftsorientiertes Bauen. Hierbei legt die Firmenleitung des rund 120 Mitarbeiter starken Familienunternehmens gleichermaßen Wert auf Innovation sowie auf den schonenden Umgang mit Ressourcen – auch bei der Gestaltung innerbetrieblicher Prozesse. Deshalb hat sich das Unternehmen zur Einführung einer Lösung für digitales Dokumentenmanagement in der Buchhaltung und Rechnungseingangsbearbeitung (ReB) entschieden.

Umstellung auf digitale Eingangsrechnungsbearbeitung

Bei der Wenger Fenster AG kommt die Lösung «Kendox Digitale Rechnungseingangsbearbeitung» (Mobile Invoice Approval) primär als on-premise Version an den Arbeitsplätzen zum Einsatz. Rechnungen werden bei ihrem Eingang gescannt oder kommen per Mail in den Kreditorenlauf. Anschließend kontrollieren im Rahmen der fachlichen Prüfung zunächst die Buchhaltung und der Besteller die Rechnung. Sobald sie freigegeben ist, wird die Rechnung zur Zahlung in die FiBu-Software synchronisiert. Für durchgängige Prozesse sorgt eine Schnittstelle von Kendox InfoShare zur Buchhaltungssoftware «Sage 50». Dabei können sowohl der in Sage hinterlegte Kontenplan als auch die Zahlungsbedingungen direkt in InfoShare eingesehen werden. Sobald die Rechnungen kontrolliert und freigegeben sind, werden sie von InfoShare in die Buchhaltungslösung übertragen, und sobald sie bezahlt worden sind, wird der Status der Rechnung in Kendox InfoShare automatisch aktualisiert. Die Integration der beiden Lösungen ist in beide Richtungen durchgängig: der aktuelle Status eines Belegs kann sowohl in Sage als auch in InfoShare nachgeschlagen werden.

Das ist für Andreas Wenger, Leiter Finanzen bei der Wenger Fenster AG, ein wichtiges Detail: «InfoShare ist wirklich für alle Benutzer zugänglich. Fast jeder Mitarbeiter kontrolliert ab und zu eine Rechnung. Da ist es schon komfortabel, wenn man nachsehen kann: Was habe ich letztes Jahr für diesen Posten ausgegeben? Ist die Rechnung bezahlt? Ist die Mahnung gerechtfertigt? Das ist sehr viel transparenter, als wenn man immer im Sekretariat der Buchhaltung nachfragen muss, um diese Fragen zu klären.»

Liquidität immer im Blick

Vor der Digitalisierung der Eingangsrechnungs-Workflows fehlte in der Finanzabteilung oftmals der Gesamtüberblick über offene Rechnungen und Forderungen und auch die Suche nach ‘alten’ Rechnungen gestaltete sich sehr zeitintensiv. Die Rechnungen gingen nach dem Eingang in den Umlauf zur Kontrolle, und während sie im Umlauf waren, waren sie nirgends pendent. «So konnte die Finanzabteilung häufig erst nach dem Erfassen der Rechnung in der Buchhaltung erkennen, wenn noch offene Rechnungen zur Bezahlung ausstanden», erklärt Finanzleiter Andreas Wenger.

Als äußerst praktisch hat sich zudem die Möglichkeit des Zugriffs und die Nutzung über mobile Endgeräte erwiesen. Besonders in der pandemiebedingten Homeoffice-Phase fiel positiv auf, dass das System auch von zuhause aus verfügbar ist.

Zeitersparnis schafft Effizienz

Rund 5.000 Rechnungen gehen pro Jahr bei dem Fensterbauspezialisten ein. Das sind überwiegend Materialrechnungen für Fensterbau-Projekte, mitunter aber auch diverse andere Rechnungen, wie z.B. Verwaltungsrechnungen. Die Buchhaltung nimmt jeweils die Erstkontrolle der Rechnungen vor und leitet sie anschließend an die fachliche Kontrolle weiter. Nach dem Prüf- und Freigabeprozess werden die Rechnungen wieder zur Buchhaltung übertragen und in den Zahlungslauf gegeben. Etwa 30 bis 40 Personen sind in den Rechnungsprüfungsprozess eingebunden. Dank der Kendox-Lösung sind die Abläufe nun für alle Beteiligten deutlich schlanker und transparenter.

Wenger Fenster spart durch den neuen digitalisierten Prozess mindestens 10 Prozent und damit mehrere Stunden Bearbeitungszeit pro Woche ein. «Dank der neuen Lösung können wir nun rasch erkennen, wie viele Rechnungen noch offen bzw. noch nicht in der Buchhaltung erfasst sind. Dazu gehört auch, dass man Rechnungen generell schneller suchen und finden kann oder besser erkennt, welche Rechnungen im Umlauf sind, und wie lange bzw. bei wem sie in Bearbeitung sind. All diese Dinge konnten wir früher nicht so präzise überblicken», erklärt Andreas Wenger.

Ein überzeugendes Gesamtpaket

Im Rahmen des Entscheidungsprozesses bei der Software-Einführung hat Wenger mehrere mögliche Anbieter evaluiert. Alle Prozesse, die im künftigen DMS abgebildet werden sollten, wurden in einem klaren Anforderungskatalog zusammengetragen. Gesucht war eine umfassende Lösung mit gut funktionierenden Workflows. Drei Anbieter kamen in die engere Wahl. Bei Kendox stimmte nach Ansicht von Andreas Wenger das ‚Gesamtpaket‘: «Kendox überzeugte uns aus mehreren Gründen. Das wichtigste Kriterium war, dass es sich bei Kendox InfoShare um die einzige Lösung im Auswahlverfahren mit einem HTML-Frontend handelte. Hier haben wir Zukunftspotenzial gesehen.» Ein zusätzliches Argument in Bezug auf Sicherheit und Compliance war es für Wenger, dass InfoShare „out-of-the-box“ als rechtssicheres Archiv zertifiziert ist.

Weitere Projekte für mehr Durchblick

Künftig will die Wenger Fenster AG weitere Prozesse wie z. B. die Projektarchive in Kendox InfoShare implementieren. Über die Integration soll der firmenweite Zugriff auf alle projektrelevanten Dokumente für den Bereich Fenstertechnik möglich werden. «Uns ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter bereits im laufenden Projekt Zugriff auf die Dokumente haben, nicht erst wenn das Projekt archiviert ist. Nicht nur die Fenstertechniker, sondern auch die Monteure auf der Baustelle oder die Mitarbeitenden im Sekretariat benötigen Zugriff auf Pläne, Angebote, Auftragsdokumente oder Kundenkorrespondenz», beschreibt Wenger die Zielsetzung. Später soll dieser Vorteil auch auf das Bestellwesen, den Kundendienst und das Reklamationsmanagement ausgeweitet werden.

Den vollständigen Anwenderbericht zur Wenger Fenster AG gibt es unter https://www.kendox.com/de/kunden/casestudy/wenger-fenster-ag. Weitere Materialien zur digitalen Rechnungsbearbeitung mit Kendox InfoShare stehen hier zur Verfügung: https://www.kendox.com/de/loesungen/digitale-rechnungsbearbeitung.

Quelle: www.kendox.com