Kendox und BÜROTEX unterstützen Kinderhilfswerk ChildFund mit digitalen Akten für Patenschaften

Gemeinnütziges Projekt der Digitalisierungs-Spezialisten Kendox und BÜROTEX sorgt für schnellere Reaktionszeit bei der Bearbeitung von Spenden und Patenschaften für Kinder in Entwicklungsländern – Akten und Hilfsprojekte des ChildFund e.V. können dank digitalem Dokumentenmanagement in der Cloud deutlich schneller und sicherer bearbeitet werden.

Das Kinderhilfswerk ChildFund Deutschland e.V. mit Hauptsitz in Nürtingen betreut humanitäre Hilfsprojekte in aller Welt. Um die Bearbeitung der Hilfsleistungen zu vereinfachen, wollte ChildFund im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts die Verwaltungsprozesse in der Deutschlandzentrale optimieren. In Kooperation mit dem Digitalisierungsspezialisten BÜROTEX und dem Dokumentenmanagement-Anbieter Kendox wurden über 10.000 Akten für die vermittelten Patenschaften der Hilfsorganisation digitalisiert und in einem zentralen Cloud-Archiv zur Verfügung gestellt. Über einen mobilen Web-Client können alle berechtigten Mitarbeiter der ChildFund orts- und geräteunabhängig auf die Akten zugreifen. Dies verkürzt die Bearbeitungszeit für dringend benötigte Hilfsleistungen und schafft die Grundlage für mehr Sicherheit beim Zugriff sowie bei der rechtskonformen Aufbewahrung wichtiger Dokumente rund um Spendengelder und Patenschaften.

Schulprojekte in Entwicklungsländern, Unterstützung bei Ackerbau und Viehzucht oder seit Kurzem auch Corona-Nothilfeprogramme – die Liste der Hilfsprojekte der Organisation ChildFund ist lang. Als starke Gemeinschaft von Unterstützern, Mitarbeitern und Partnern setzt sich ChildFund Deutschland seit 40 Jahren weltweit dafür ein, benachteiligten und in Not geratenen Kindern zu helfen und ihre Zukunftschancen zu verbessern. Das Kinderhilfswerk ist aktuell in über 30 Ländern mit Patenschaften und thematisch fokussierten Spendenprojekten aktiv. Die Arbeit des ChildFund e.V. umfasst die Bereiche Ernährung, Bildung, Gesundheit, Existenzsicherung, Mädchen- und Frauenförderung sowie Kinderschutz, zudem leistet der Verein Nothilfe in Krisen- und Katastrophengebieten. Mit Patenschaften hilft ChildFund ganzheitlich und schafft langfristig Lebensbedingungen, in denen Kinder ihre Potentiale frei entfalten können.

Damit diese Hilfe schnell und sicher dort ankommt, wo sie am meisten benötigt wird, sind schlanke Verwaltungsprozesse für die Mitarbeiter in der ChildFund Deutschland-Zentrale in Nürtingen besonders wichtig. Alexander Busl, Vorstand ChildFund Deutschland e.V., beschreibt den Grund für den Digitalisierungswunsch: «Alle eingehenden Patenschaftsanträge sowie die Mittelzuteilung für Hilfsprojekte in aller Welt werden zentral in unserer Nürtinger Verwaltung bearbeitet. Bis dato haben wir alle Papiere und Dokumente rund um die Patenkinder und ihre Paten in klassischen Aktenmappen archiviert. Neben einem immer größer werdenden Platzbedarf hatte dies auch zur Folge, dass wir im Falle einer Änderung oder einer neuen Patenschaft, mühsam nach den richtigen Unterlagen in unserem Archiv suchen mussten, um Änderungen einzupflegen. Teilweise mussten wichtige Dokumente und Belege auch postalisch von einem Land zum anderen geschickt werden, um sie zu bearbeiten oder zu archivieren. Daher haben wir beschlossen, alle Akten zu digitalisieren und sind mit unserem Anliegen an die Firma BÜROTEX herangetreten.»

Gemeinsam mit BÜROTEX und Kendox entwickelten die Verantwortlichen ein Konzept für die digitale Bereitstellung und gesetzeskonforme Archivierung der «Patenakten» in einem digitale File-System. Dies ermöglicht berechtigten Personen einen weltweiten Zugriff und reduziert die Suchzeiten nach den Akten deutlich.

«Wir engagieren uns gerne in sozialen Projekten und Bereichen. Von unserer Seite kam sofort «Grünes Licht» für das Vorhaben. Wir wollten ChildFund eine smarte Lösung vorstellen, bei der man klein anfangen und später flexibel erweitern kann», erklärt Thomas Griesinger, Geschäftsführer bei BÜROTEX. «Das gab auch den Ausschlag dafür, unseren Technologiepartner Kendox mit ins Boot zu holen. Der Vorteil der Kendox-Lösung liegt in der Flexibilität und in der Skalierbarkeit. ChildFund kann mit diesem Projekt ganz klein starten und anschließend bei Bedarf in weitere Länder expandieren – nicht nur hinsichtlich der Anzahl der Benutzer, sondern auch eine Erweiterung auf andere Bereiche ist möglich. Wir starten heute mit einer Lösung für Patenakten, können diese aber später auf Eingangsrechnungs-Workflow, Ausgangsdokumente, Office-Dokumente oder das Vertragswesen erweitern.»

Eine Zusage für die Unterstützung des guten Zwecks gab es auch sofort bei Kendox. «Angesichts der langjährigen Partnerschaft, die uns mit BÜROTEX verbindet, war auch unsere Geschäftsleitung sofort Feuer und Flamme für ein gemeinsames Projekt mit wohltätigem Hintergrund. Wir freuen uns, über die Bereitstellung unserer DMS-Lösung Kendox InfoShare einen Beitrag für humanitäre Zwecke leisten zu können», erklärt Klaus Reiling, Vertriebsleiter Deutschland bei Kendox.

Die Digitalisierung der Patenakten und deren Bereitstellung in einem digitalen, ortsunabhängig durchsuchbaren Cloud-Archiv wird von BÜROTEX und Kendox als Pro-Bono-Leistung erbracht. Alle Akten werden in einem Rechenzentrum von BÜROTEX innerhalb Deutschlands in der Cloud gehostet. Dadurch muss sich ChildFund nicht selbst um den Betrieb der Plattform kümmern. Als zentrale Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Plattform dient das DMS-System «Kendox InfoShare». Sämtliche Dokumente und Belege zu den Patenakten sind hochverfügbar und können via Volltextsuche nach einem Namen oder einer entsprechenden Patennummer auf einfache Weise im Archiv aufgefunden werden.

Im Rahmen der Patenakten sind unter anderem auch viele personenbezogene Daten gespeichert, sowohl auf Seiten des Patenkindes – wie beispielsweise Geburtsurkunden, Impfbescheinigungen oder Zeugnisse – als auch auf Seiten der entsprechenden Paten oder Spender. Das Dokumentenmanagement-System Kendox InfoShare bietet an dieser Stelle einen gesicherten Zugriff. «Nur berechtigte Personen mit User-Account und der entsprechenden Berechtigungsstufe dürfen auf die sensiblen Daten zugreifen. Das ist in Bezug auf Datenschutz, DSGVO und die rechtskonforme Aufbewahrung der Akten sehr wichtig», erläutert Thomas Griesinger, Geschäftsführer bei BÜROTEX. «Zudem stehen alle Daten orts- und geräteunabhängig zur Verfügung. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter von ChildFund auch aus dem Homeoffice auf alle relevanten Unterlagen im Archiv zugreifen können.»

Der Go-live für die neue Lösung fand Ende 2020 statt. «Angesichts der großen Not in vielen Ländern dieser Erde, die aktuell noch durch die Covid-19-Pandemie verschärft wird, entscheiden sich Viele für die Übernahme einer Patenschaft für bedürftige Kinder. Dank der Unterstützung von Kendox und BÜROTEX können wir diese dringend benötigte Hilfe nun noch schneller bearbeiten und an die nötigen Stellen leiten», freut sich ChildFund Vorstand Alexander Busl.

Quelle: www.kendox.com

Foto „head“: „© ChildFund e.V. , Foto: Jake Lyell