Fünf-Stufen Fahrplan zur E-Rechnung: Welche Schritte bis Januar 2027 noch nötig sind

Am 1. Januar 2027 greift die nächste Stufe der gesetzlichen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Ein strukturierter Zeitplan sichert die rechtzeitige Anpassung von IT, Posteingang und Postausgang – damit die Weihnachtsferien entspannt bleiben

Ab dem 1. Januar 2027 müssen nationale Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Eur0 für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich elektronische Rechnungen ausstellen. Spätestens 2028 gilt diese Versandpflicht dann ohnehin für alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz. Einfache PDFs oder Papierrechnungen sind – abgesehen von gesetzlichen Übergangsregelungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder Fahrausweisen – ab diesem Zeitpunkt als Rechnungsformat nicht mehr zulässig. So weit, so klar.

Nach Auswertungen des Anbieters Candis machen strukturierte E-Rechnungen im Frühjahr 2026 lediglich rund 12 bis 13 Prozent aller bei seinen Kunden verarbeiteten Eingangsrechnungen aus. Fünf Monate klingen nach viel Zeit, doch der 1. Januar 2027 ist keine Empfehlung, sondern eine klare gesetzliche Deadline. Um Rechnungseingang, ERP-Schnittstellen, Freigabeprozesse und revisionssichere Archivierung parallel produktiv zu bekommen, muss jetzt die Umsetzung anhand eines klar priorisierten Fahrplans erfolgen.

Die Ceyoniq Technology GmbH empfiehlt folgenden Zeitplan für das zweite Halbjahr 2026:

Der 5-Stufen-Fahrplan bis zum Go-Live am 1. Januar 2027

• Phase 1 (August – September): Ist-Analyse und Datenprüfung
  Unternehmen erfassen alle ein- und ausgehenden Rechnungsströme sowie die beteiligten ERP- und Fakturierungssysteme. Geprüft werden muss, ob die vorhandene Rechnungssoftware alle gesetzlichen Pflichtangaben direkt in einen strukturierten Datensatz nach eurpäischer Norm EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) schreiben kann und ob geeignete Übertragungswege für Empfang und Versand bereitstehen.
• Phase 2 (Oktober): Systemauswahl für Eingang und Versand
  Als Referenzarchitektur für einen durchgängigen, automatisierten Prozess hat sich die Kombination aus einem Kommunikationsknoten für Empfang, Formatkonvertierung und den Versand sowie einer Lösung für die kaufmännische Rechnungsverarbeitung bewährt. Die Wahl hängt von Volumen, Systemlandschaft und internationalen Anforderungen ab.
• Phase 3 (November): Integration und Validierungstests
  Technische Anbindung der E-Rechnungsmodule an ERP- und Archivsysteme. Im Testbetrieb mit Pilot-Lieferanten und -Kunden wird geprüft, ob die strukturierten Datensätze im Ein- und Ausgang formatvalide, semantisch korrekt und geschäftsregelkonform verarbeitet werden.
• Phase 4 (Dezember): Workflow-Konfiguration und Schulung
  Konfiguration der automatisierten Freigabe-Workflows, Prüfregeln und Fehlerprozesse im System (z. B. bei Validierungsfehlern des XML-Codes). Parallel dazu Schulung der Teams in Buchhaltung, Einkauf und IT, denn manuelle Kontrollen weichen zunehmend automatisierten Abgleichen mit ERP-Bestelldaten.
• Phase 5 (Januar 2027): Go-Live und Archivierung
  Start des Produktivbetriebs für die eigene Rechnungsausstellung zum 1. Januar 2027. Die revisionssichere Archivierung ist keine neue Anforderung: Sie besteht auf Basis der GoBD bereits heute und gilt seit dem 1. Januar 2025 auch für empfangene E-Rechnungen. Ab dem Go-Live kommt lediglich der Ausgangskanal dazu. Für Rechnungen gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; sie müssen unveränderbar, vollständig und im originalen elektronischen Format maschinell auswertbar gespeichert werden.

„Bei der Umstellung geht es um steuerrechtliche Präzision und technische Interoperabilität“, erklärt Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement der Ceyoniq Technology GmbH. „Für die umsatzsteuerliche Verarbeitung ist ausschließlich der strukturierte Datensatz maßgeblich – nicht das PDF-Bild. Genau dieser Perspektivwechsel ist die eigentliche Umstellung“

Prozessuale Umsetzung in der Praxis

Eine durchgängige Prozesskette erfordert eine modular aufgebaute IT-Architektur. Das Software-Portfolio der Ceyoniq Technology GmbH verdeutlicht, wie diese systemseitige Aufteilung in der Praxis aussehen kann: Während ein zentraler Kommunikationsknoten (wie zum Beispiel nscale eHub) den technischen Empfang, die Normalisierung und den gesetzeskonformen Versand – beispielsweise über das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail mit strukturiertem Anhang – unterstützt, führt ein nachgelagertes Invoice Management die kaufmännische Prüfung, den automatisierten Abgleich mit ERP-Bestellungen und die anschließende GoBD-konforme Archivierung aus.

Diese funktionale Trennung schafft nicht nur die Grundlage für die Ausstellungspflicht ab Januar 2027. Sie ist zugleich anschlussfähig an die schrittweise Umsetzung der EU-Initiative ViDA („VAT in the Digital Age“), deren Digital Reporting Requirements ab 2030 zusätzliche Melde- und Formatanforderungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU vorsehen.

Quelle: https://ceyoniq.com