Nächster Schritt auf dem Weg zur digitalen Hochschule

THM führt Dokumentenmanagementsystem ein

Die Digitalisierung durchdringt zunehmend alle Bereiche des Lebens – auch an Hochschulen. Ein Meilenstein auf diesem Weg ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Verwaltung an der THM. Mit DOXIS wird eine Infrastruktur geschaffen, die papierbasierte Verfahren ablöst und digitale Verwaltungsprozesse ermöglicht.

Ein DMS speichert und organisiert Dokumente digital, macht sie auffindbar und bildet Bearbeitungsprozesse strukturiert ab. Eingescannte Papierdokumente, digital erstellte Formulare und automatisiert übernommene Daten fließen in ein zentrales System. Integrierte Workflows regeln Zuständigkeiten, Fristen und Bearbeitungsschritte. Transparent vom Antrag bis zur Entscheidung.

Dadurch wird Papier weitgehend überflüssig. Ein großer Vorteil liegt in der ortsunabhängigen Nutzbarkeit – insbesondere für mobile Arbeitsmodelle. Arbeitsabläufe werden dadurch insgesamt smarter: Sie lassen sich abbilden, automatisieren und digital dokumentieren.

Das System wird schrittweise eingeführt: Im Präsidium entsteht eine digitale Ablage für Präsidiumsbeschlüsse, in den Fachbereichen sollen Unterlagen wie Abschlussarbeiten oder Klausuren digital archiviert werden. In der Zentralverwaltung liegt der Fokus auf der elektronischen Personalakte, einer digitalen Studierendenakte sowie einer Weiterbildungsakte.

Für die Einführung wurden umfangreiche Vorarbeiten geleistet – etwa in Bezug auf die technische Infrastruktur, Schulungskonzepte und die Konzeption der Ablagestrukturen. Erste Anwendungen gehen im nächsten Jahr in den Betrieb.

Initiiert wurde das DMS-Projekt durch den Vizepräsidenten für IT, Prof. Dr. Peter Hohmann. Die Projektleitung übernahm zunächst Felix Brück (Digitale Transformation), seit Oktober 2024 liegt sie bei Dr. Heiko Grönitz. Die Einführung des Systems erfolgte im Rahmen einer Zusammenarbeit der hessischen Hochschulen. So wurden Lizenzen gemeinsam angeschafft und der Systembetrieb zentral organisiert. In mehreren Arbeitskreisen gibt es darüber hinaus eine fachliche Zusammenarbeit. Ziel dieser Gruppen ist es, einheitliche, hochschulübergreifende Strukturen für die elektronische Aktenführung zu entwickeln – sogenannte Hessentemplates. Diese schaffen einen gemeinsamen Rahmen für alle. Darüber hinaus setzt die THM auf eigene Lösungen, die sich an den Bedürfnissen vor Ort orientieren.

Der Aufbau eigener Entwicklungskompetenzen bringt der THM strategische Vorteile: Sie macht sich unabhängig von externen Dienstleistern, kann schnell reagieren, spart langfristig Kosten und gewinnt Impulse für die Weiterentwicklung ihrer Organisation.

Mit dem neuen DMS-System geht die THM einen zukunftsweisenden Weg hin zu einer modernen, digitalen Verwaltung. Das System soll helfen, Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten, den Papierverbrauch zu reduzieren und ermöglicht neue Formen der Zusammenarbeit. Die Kombination aus hessenweiter Kooperation und THM-eigener Entwicklung schafft eine Grundlage für eine nachhaltige Digitalisierung.