Von der eSignature zur ganzheitlichen Vertragssoftware

Wie zwei Gründer das elektronische Vertragswesen revolutionieren

Seit der Einführung der ersten elektronischen Signatur in den 1990er Jahren hat die Welt einen langen Weg zurückgelegt. Bereits früh wurden die sogenannten „eSignatures“ als bequeme Möglichkeit angesehen, ein Dokument zu unterschreiben – der Siegeszug ließ allerdings lange auf sich warten. Mit dem technologischen Fortschritt und der zunehmenden Digitalisierung der Welt gehören elektronische Signaturen als Insellösung jedoch wieder zum alten Eisen. In der vernetzten Gesellschaft heutzutage geht der Trend zu ganzheitlichen Lösungen, die Prozesse in ihrer Gesamtheit abbilden können. Dieses Umstands sind sich auch die beiden Gründer von top.legal Bernhard Stippig und Alexander Baron bewusst und stellen die Norm der eSignatur-Plattformen in Frage.

Jenseits tradierter Pfade wollen die Unternehmer etwas Neues schaffen: Sie verändern die Praxis der elektronischen Vertragsabschlüsse und revolutionieren die Art und Weise, wie Menschen Verträge verhandeln und unterschreiben. Durch den Einsatz modernster Software, eine Kombination aus eigener Forschung und verfügbarer Studien sowie Algorithmen und künstlicher Intelligenz machen sie die Verhandlung und den Abschluss von Verträgen schneller und wertvoller als je zuvor.

Geschichte und Relevanz der eSignature

Die elektronische Signatur – obwohl sie schon seit den 90er Jahren existiert – hat sich erst mit Corona zu einem immer beliebteren Mittel zur Unterzeichnung von Dokumenten entwickelt und bietet denjenigen, die sie verwenden, erhebliche Vorteile wie Bequemlichkeit, schnellen Zugriff und Sicherheit. Da Dokumente fast ausschließlich digital erstellt werden, lag der Schluss für viele Unternehmen nahe, auch für die Unterschrift auf Software zu setzen, um das Ausdrucken der Dokumente, ganz zu schweigen vom Versand derselben, zu vermeiden. Auch wenn die Technologie der elektronischen Signatur kein technisch hochtrabendes Konzept ist, brauchte sie Jahrzehnte, um sich einer weiten Verbreitung zu erfreuen.

Die Bedeutung einer Unterschrift liegt im Wesentlichen darin, dass sie als rechtsverbindliches Zeichen für eine Zustimmung und Absicht gesehen wird. Mit einer Unterschrift bestätigen die Parteien, dass sie den Inhalt eines Dokuments gelesen und
verstanden haben und bereit sind, für die darin enthaltenen Bedingungen und Konditionen einzustehen und gleichzeitig auch zur Verantwortung gezogen zu werden. Unabhängig davon, ob es sich um eine handschriftliche Unterschrift oder eine elektronische Signatur handelt, dient die Unterschrift als eindeutige Kennung eines Unterzeichners und bietet ein probates Mittel zum Nachweis der Authentizität und Gültigkeit eines Dokuments. Im rechtlichen Kontext dienen Unterschriften als Beweis für eine Vereinbarung und können auch vor Gericht verwendet werden, um die Bedingungen eines Vertrags durchzusetzen. Daher spielen Unterschriften in der Geschäfts- und Finanzwelt sowie bei anderen vertraglichen Beziehungen eine entscheidende Rolle, da sie dazu beitragen, Vertrauen zu schaffen und die Rechte und Interessen aller beteiligten Parteien zu schützen. Dennoch ist die letztliche Unterschrift eines Vertrags lediglich ein kleiner Part im größeren Prozess eines Vertragsabschlusses.

Die Vertragssoftware als Allrounder

Eine vollwertige Software zur Verwaltung von Verträgen, wie sie gerade von top.legal auf den Markt gebracht wird, bringt ganzheitlichen Mehrwert, der über eine einfache eSignature hinausgeht. Einer der größten Vorteile einer Vertragssoftware ist die Möglichkeit, den gesamten  Vertragsprozess ohne ständige Zuhilfenahme der Rechtsabteilung oder externen Kanzleien
zu automatisieren. Von der selbstständigen Erstellung von Verträgen über die Verhandlung bis hin zur elektronischen Unterschrift rationalisiert die Software den gesamten Prozess und macht ihn effizienter. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Risiko menschlicher Fehler und gewährleistet, dass alle Verträge korrekt und rechtsverbindlich
sind.

„Wenn die elektronische Signatur das Messer ist, ist eine Vertragssoftware wie top.legal die Küchenmaschine. Ein Messer löst einige grundlegende Probleme, aber Unternehmen sehen sich ab einer gewissen Größe mit einer Vielzahl von wiederkehrenden Herausforderungen konfrontiert, die sich nicht mehr mit einfachen Tools und Insellösungen bewerkstelligen lassen. An dieser Stelle setzt das ganzheitliche Konzept einer Vertragssoftware an“, erläutert Alexander Baron, Gründer und Chief Revenue Officer von top.legal.

Weitere Vorteile einer Vertragssoftware:

• Zentrale Vertragsablage für erstellte, verhandelte und unterschriebene Verträge
• Analyse unterschriebener Verträge, ohne mühsames Durchforsten von Papierstapeln und E-Mails
• Einfache Integration mit anderen Systemen wie beispielsweise ein CRM oder eine Buchhaltungssoftware
• Direkte Verhandlung von mehreren Verträgen gleichzeitig über eine professionelle Oberfläche, wobei die externe und
interne Verhandlung getrennt werden
• Zugriffsrechte für abgelegte und zu verhandelnde Verträge
• Workflows für die Freigabe, Verhandlung und Unterschrift von Verträgen

Warum sind mitlernende Verhandlungssysteme in Zukunft aus dem Vertrieb nicht mehr wegzudenken?

In Zukunft wird der Einsatz von Verhandlungssystemen wahrscheinlich noch wichtiger für den Verkaufserfolg werden, da die Käufer immer informierter und anspruchsvoller werden und die Technologie die Vertriebslandschaft weiter verändert – das heißt, komplexer macht. Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter verkaufen bereits jetzt eine Vielzahl von
Produkten und Dienstleistungen und deren rechtlicher Rahmen verändert sich mit jeder Verhandlung. Mitlernende Verhandlungssysteme können einmal freigegebene Änderungen in die nächste Verhandlungsrunde einspielen, wenn dies mit einem positiven Ergebnis in der Verhandlung einhergeht. Historische Verhandlungsergebnisse werden dazu genutzt.
Eine Vertragssoftware kann Vertriebsmitarbeitende somit in die Lage versetzen, selbstbewusst und unabhängig Verträge auszuhandeln. Durch die Bereitstellung einer intuitiven Benutzeroberfläche und schrittweiser Anleitungen kann die Software den komplexen Prozess der Vertragserstellung und -verhandlung vereinfachen. So können die Mitarbeitenden die wichtigsten Vertragsbedingungen und -klauseln besser verstehen und mögliche Risiken oder Verhandlungsbereiche schnell erkennen. Durch den Zugriff auf eine Bibliothek mit anpassbaren Vorlagen und Klauseln können Angestellte problemlos
Verträge entwerfen, die ihren speziellen Anforderungen entsprechen, ohne dass sie über umfassende juristische Kenntnisse verfügen müssen. Durch die Automatisierung vieler zeitaufwändiger Aufgaben im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung, wie zum Beispiel die Nachverfolgung von Änderungen, die Erstellung von Berichten und die Einholung von Genehmigungen, können sich zudem auf die wichtigsten Aspekte des Verhandlungsprozesses konzentriert werden. Kurz gesagt, eine Vertragssoftware kann Vertriebsmitarbeitenden dabei helfen, Geschäfte effizienter und effektiver abzuschließen
und gleichzeitig die Notwendigkeit verringern, dass Rechtsteams in jeden Schritt des Prozesses eingebunden werden.

Wo geht die Reise für top.legal hin?

top.legal ist ein stark wachsender Anbieter von Vertragssoftware und möchte von München aus seinen Beitrag leisten, damit Teams im Rahmen von Verhandlungen von einem Mehrwert profitieren können. Dabei bietet das junge Unternehmen Tools zur Erstellung und Freigabe sowie zur Verhandlung und Ablage von Verträgen an.

In puncto Mehrwert in der Verhandlung soll die innovative Vertragssoftware den Vertriebsmitarbeitenden helfen, sich in diesen komplexen Verhandlungen zurechtzufinden und auf der Grundlage von Daten und Analysen fundierte Entscheidungen zu treffen. Schon jetzt können über strukturierte Dealroom, mehrere Verträge parallel verhandelt und
unterschrieben werden. Die Dichotomie der Verhandlung, wobei kollaborative und kompetitive Elemente auf das Verhandlungsergebnis wirken, wird über getrennte Verhandlungsräume für die interne Abstimmung und externe Verhandlung für einen schnellen Abschluss aufgelöst.

Die elektronische Signatur, die sie mit ihren Informatikern entwickelt und in ihre Plattform eingebettet haben, ist dabei nur ein probates Mittel zum Zweck, das den Nutzenden einen reibungsloseren, intelligenteren digitalen Workflow bei der Abwicklung von Verträgen bietet. Viel entscheidender ist der Verhandlungsteil der Software, der die vermeintlichen Antipole einer Verhandlung, kollaborative Elemente – den Kuchen für alle Parteien größer machen – mit den kompetitiven Elementen – der Vorteil, des einen, ist der Nachteil des Anderen – miteinander vereint.

Quelle: www.top.legal