Smartes Vertragsmanagement für Großhandel und Logistik

Die in Verträgen definierten Rechte und Pflichten wirken sich unmittelbar auf den Unternehmenserfolg aus. Insbesondere zwei Faktoren erschweren effizientes Vertragsmanagement in Großhandel und Logistik deutlich: Einerseits die Vielzahl von Vereinbarungen. Andererseits deren heterogene Ausgestaltung im Kontext der jeweiligen Produkte und internationalen Lieferketten. Eine smarte Vertragsmanagementsoftware bietet ideale Lösungen für diese Anforderungen.

Die Zusammenarbeit im Fokus

Eine zentrale Datenquelle für alle Abteilungen

Im Vertragslebenszyklus sind meist zahlreiche Abteilungen eingebunden, darunter Einkauf, Vertrieb, Logistik, Qualitätskontrolle, Produktmanagement, Rechtsabteilung usw. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit braucht es daher eine zentrale Datengrundlage für alle Beteiligten, die als Basis für sämtliche Tätigkeiten und Prozesse dient.

Vereinfachte Abwicklung durch automatisierte Vertragserstellung

Wie sich ein Vertrag und seine Klauseln konkret gestalten, hängt, wie eingangs erwähnt, stark von Lieferkette und Produkt ab. Das macht speziell die manuelle Vertragserstellung zu einer aufwendigen und fehleranfälligen Aufgabe. Hier helfen Templates, welche die Anwendung der kontextspezifischen Bedingungen aus der Klauselbibliothek und den Metadaten automatisieren. Einkauf oder Vertrieb greifen auf von der Rechtsabteilung freigegebene dynamische Vorlagen in der digitalen Vertragsakte zu. Zudem sorgen vordefinierte Workflows für die revisionssichere Prüfung und Genehmigung der Vereinbarungen.

Smarte Zusammenarbeit integriert auch externe Partner

Eine intelligente Vertragsmanagementsoftware bindet unternehmensfremde Partner von Anfang an in die Prozesse ein. So erhalten zum Beispiel Lieferanten sofort einen E-Mail-Link zur digitalen Vertragsakte mit der Bitte, die benötigten Dokumente wie Produktbeschreibungen in der vorgegebenen Ordnerstruktur abzulegen. Die Zusammenarbeit erfolgt in sicheren Datenräumen, auf die ausschließlich berechtigte Personen Zugriff haben. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für interne und externe Mitglieder stellt dabei jedenfalls ein Muss-Kriterium dar.

Volle Nachvollziehbarkeit reduziert Risiken und spart Zeit

Da alle Verantwortlichen mit der zentralen digitalen Vertragsakte arbeiten, sind auch Abfolge und Inhalt sämtlicher Änderungen zu jedem Zeitpunkt vollkommen transparent. Voraussetzung dafür ist ein revisionssicheres Archiv mit entsprechender Funktionalität, jegliche Anpassungen hervorzuheben. Der mühsame manuelle Abgleich unterschiedlicher Vertragsversionen gehört damit der Vergangenheit an.

Digitale Signatur beschleunigt Prüf- und Freigabeprozesse

Viele Unternehmen nutzen bereits digitale Unterschriften, da sie den Zeichnungsprozess deutlich beschleunigen. Eine moderne, intelligente Vertragsmanagementsoftware muss folglich über eine systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur verfügen. Das ermöglicht die unkomplizierte Einbindung externer Entscheidungsträger – ebenso von mobilen Endgeräten.

Mobiler Zugriff – jederzeit und ortsunabhängig

Egal, ob im Homeoffice oder auf Geschäftsreise, auch Tablet oder Smartphone erlauben den Zugriff auf das smarte Vertragsmanagement. Das beschleunigt vor allem Workflows, die als Push-Notification mobil an Aufgaben erinnern. So lassen sich Genehmigungen oder die Unterfertigung einer neuen Vereinbarung unterwegs genauso schnell abwickeln wie im Büro.

Auch viele Verträge unter Kontrolle

Eine smarte Suchmaschine

Suchvorgänge in Ordnersystemen oder gar Aktenschränken sind täglich wiederkehrende, zeitraubende Tätigkeiten, besonders bei umfangreichem Vertragsbestand. Wenn beispielsweise Änderungen gesetzlicher Rahmenbedingungen die Anpassung konkreter Klauseln bei Kunden- und Lieferantenverträgen erfordern, mündet das oft in eine aufwendige, manuelle Recherche im gesamten Archiv. Nicht so mit einer intelligenten semantischen Volltextsuche inklusive der Möglichkeit, Schlagwörter selbst in gescannten Dokumenten in kürzester Zeit zu finden.

Automatisiertes Fristen- und Eskalationsmanagement

Termine spielen im Großhandel und in der Logistikbranche auf unterschiedlichen Ebenen eine bedeutende Rolle. Entscheidend dabei ist, dass eine smarte Vertragsmanagementsoftware nicht nur standardmäßig an eine bevorstehende Verlängerung, sondern auch an weitere termingebundene Ereignisse erinnert. Mit frei definierbarem zeitlichem Vorsprung erhalten die involvierten Akteure automatisierte Erinnerungen per E-Mail oder Push-Notification am Smartphone. Mitarbeiter müssen Kostennachteilen aufgrund versäumter Deadlines somit nicht mehr mit händisch gewarteten Fristenkalendern entgegenwirken.

Wirklich „smart“ nur mit künstlicher Intelligenz

In modernem Vertragsmanagement ist die Anwendung künstlicher Intelligenz keine Science-Fiction mehr. Neuronale Netze lernen, die unstrukturierten Informationen in Vereinbarungen zu verstehen. Metadaten und Vertragsart liegen hier im Fokus. Smarte Softwarelösungen machen sich diese Methodik zu eigen und leiten die erkannten Angaben inklusive des Dokuments in eine elektronische Vertragsakte über. Das beschleunigt die Digitalisierung bestehender und neuer Verträge enorm.

Smart erhöht die Qualität

Intelligentes Vertragsmanagement verbessert und beschleunigt die Zusammenarbeit, integriert externe Partner und eliminiert umständliche manuelle Tätigkeiten. Es führt zu höherer Transparenz und somit besserer Kontrolle über bestehende Rechte und Pflichten. Für alle involvierten Akteure schafft ein smartes Vertragsmanagementtool mehr Freiraum für die Konzentration auf inhaltliche Aufgaben. Und am Ende des Tages höhere Qualität bei den Vereinbarungen und deren Umsetzung.

Robin Schmeisser, Digitalisierungsexperte für Vertragsmanagement

Quelle: www.fabasoft.com