Digitale Rechnungsverarbeitung in Zeiten der Mehrwertsteuerumstellung

Die Cocq Datendienst GmbH reagiert auf die bevorstehende Mehrwertsteueränderung. Der Scandienstleister mit Sitz in Hamburg überprüft im Rahmen der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, ob diese den korrekten Mehrwertsteuersatz enthalten. Damit sparen sich Unternehmen die aufwendige manuelle Kontrolle ihrer eingehenden Rechnungen.

Wie allgemein bekannt, gelten ab dem 1. Juli 2020 für ein halbes Jahr reduzierte Mehrwertsteuersätze. Für Unternehmen geht damit ein hoher Aufwand einher: Ersetzen von Preisschildern, Anpassung von Rechnungsvorlagen, Aktualisierung von Softwarelösungen, wie Shop- oder ERP-Systeme, sind nur einige Beispiele. Darüber hinaus müssen Unternehmen auch im Bereich ihres Rechnungseingangs reagieren. Denn sie müssen überprüfen, ob ihre Lieferanten-Rechnungen die geänderten Mehrwertsteuersätze berücksichtigt haben und damit steuerlich korrekt sind.

„Um unsere Kunden hierbei zu entlasten, haben wir kurzerhand eine Erweiterung in unsere Prozess-Software integriert, die automatisch prüft, ob Rechnungen den zum jeweiligen Zeitpunkt erwarteten und damit gültigen Steuersatz ausweisen“, sagt Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Wie mit den falsch ausgestellten Rechnungen verfahren werden soll, haben unsere Kunden für sich unterschiedlich definiert.“

So fahren einige „die harte Linie“ und weisen diese Rechnungen zurück. In diesem Fall kann über Cocq eine direkte Ablehnungsinformation an den Lieferanten versendet werden, sodass dieser eine korrigierte Rechnung ausstellen kann. Andere Unternehmen wiederum möchten auch die fehlerhaften Rechnungen vom Scandienstleister verarbeitet wissen. Cocq liest dann die buchungsrelevanten Daten aus und übermittelt diese zur weiteren Verarbeitung an seine Kunden. Je nach Vereinbarung gleicht der Scandienstleister die Inhalte mit den Bestelldaten ab, sodass ein Großteil der Rechnungen direkt zur automatischen Bezahlung weitergeleitet werden kann. „Einige Kunden wünschen, dass wir die falsch ausgestellten Rechnungen kennzeichnen, was wir ebenfalls in unseren Prozess integriert haben“, so Martin Echt. Klärungen mit den Lieferanten obliegen in diesem Fall den Kunden selbst – die zielgenaue Vorerkennung erfolgt dennoch unkompliziert vorab durch Cocq.

Quelle: www.cocq.de