Ersetzendes Scannen: FP Mentana-Claimsoft erhält Re-Zertifizierung vom BSI – Das FP-Tochterunternehmen begleitet Organisationen mit einer Audit- und Softwareberatung hin zum rechtskonformen Prozess.

Die FP Mentana-Claimsoft hat vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine Re-Zertifizierung erhalten, die die TR-Resiscan-Konformität ihrer Prozesse für das sogenannte ersetzende Scannen erneut bestätigt. Erstmals erhielt das Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG (FP) das Zertifikat im Jahr 2014, damals als erstes Unternehmen in Deutschland überhaupt.

„Wir sind der einzige Anbieter, der die TR-Resiscan-Audits selbst durchlaufen hat“, erklärt Geschäftsführer Stephan Vanberg. „Mit dieser Expertise und unserem langjährigen IT-Knowhow unterstützen wir heute Unternehmen und Behörden, die sich ebenfalls zertifizieren lassen möchten. Auf diesem Weg begleiten wir sie mit einer kombinierten Audit- und Softwareberatung.“

Mehr Rechtssicherheit und volldigitale Prozesse

Ersetzendes Scannen bedeutet, Papierdokumente so einzuscannen, dass ihr Beweiswert auf das digitale Dokument übergeht und das Original vernichtet werden kann. Es gilt, eine Reihe von Voraussetzungen zu erfüllen und Prozesse einzuhalten – diese wichtigen Leitplanken sind in der technischen Richtlinie TR-Resiscan vordefiniert. „Viele Organisationen beschäftigen sich intensiv mit diesem Thema, weil sie ihre Arbeitsabläufe vollständig digitalisieren wollen, oder weil ihre Archive aus allen Nähten platzen. Aber wie sie den Scan-Prozess rechtssicher angehen, ist oft noch nicht ausreichend bekannt“, erläutert CDO Sven Meise. FP Mentana-Claimsoft berät Unternehmen, die rechtskonformes Scannen selbst bei sich umsetzen und auf Nummer sicher gehen wollen.

Der Beweiswert eines Dokuments kommt für Organisationen immer dann zum Tragen, wenn es eine Rolle in einem Nachweis- oder Beweisverfahren spielt: Bei herkömmlichen Scans kann es passieren, dass das Gericht den Beweiswert eines digitalen Dokuments nicht akzeptiert und es nicht als manipulationsfreies Original anerkennt. Die TR-Resiscan-Konformität sorgt hier für mehr Rechtssicherheit und ermöglicht Organisationen ein stringentes Arbeiten in volldigitalen Prozessen.

Nach den Vorschriften des BSI wurde die Zertifizierung für FP Mentana-Claimsoft nach dem üblichen Dreijahres-Rhythmus nach einem Re-Audit verlängert. Bei dem mehrtägigen Audit am Standort Fürstenwalde wurden die Anforderungen gemäß BSI TR 03138 RESISCAN – Anlage P (Prüfspezifikation) überprüft. Das umfasst unter anderem die Verfahrensdokumentation und Arbeitsanweisungen zum ersetzenden Scannen, die Begutachtung des Scanprozesses und der Räumlichkeiten sowie Interviews mit den am Scanprozess beteiligten Mitarbeitern. Die erfolgreiche Re-Zertifizierung wurde auf der Internetseite des BSI veröffentlicht: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Zertifikate_TR/TR-RESISCAN/BSI-K-TR-0271-2017.html

Quelle: www.francotyp.com

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