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Stadt Herford wählt crossinx als neuen Partner für e-Invoicing – Kommune setzt mit e-Invoicing Maßstäbe in Sachen Digitalisierung und Zukunftsfähigkeit

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Die Stadt Herford ist seit 2010 der Vorreiter in Sachen e-Invoicing unter den deutschen Kommunen und ermöglicht seither ihren Geschäftspartnern den rechtskonformen, elektronischen Austausch von Rechnungen. Nun hat sich die Stadt zum Ziel gesetzt, den Wechsel von der postalischen Rechnung hin zum elektronischen Empfang noch stärker zu beschleunigen und crossinx als neuen Partner ins Boot geholt. Die Zusammenarbeit mit dem Frankfurter Spezialisten für Cloud-basierte Services für die Financial Supply Chain wurde bereits im Juli 2013 vertraglich besiegelt; die technische Umsetzung realisierte crossinx mit dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe.

Lieferanten und Geschäftspartner jeglicher Unternehmensgröße und Branche können ihre Rechnungen ab sofort über die crossinx-Plattform elektronisch der Kommune zustellen. Die Stadt Herford kann so elektronische Rechnungen empfangen, archivieren und ohne Medienbruch im digitalen Workflow bearbeiten.

Kosten- und Zeiteinsparung bei Versender und Empfänger

Die Stadt Herford erhält rund 20.000 Rechnungen jährlich. Mit der Umstellung auf die elektronische Rechnung eröffnet sich ein beträchtliches Einsparpotenzial von 60 bis 70 Prozent pro Rechnung, da das Scannen der Dokumente, die manuelle Nachbearbeitung und damit auch die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten entfällt. Eine Papier-basierte Rechnung ist mit Kosten von bis zu 23 Euro pro Stück verbunden, rechnet man die gesamte Prozess- und Weiterverarbeitungskette mit ein.

„Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung ist für die Stadtverwaltung ein wichtiger Schritt, um Verwaltungsabläufe mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung schneller und kostengünstiger zu gestalten“, erläutert Jörg Hartmann, Leiter der Abteilung Kämmerei, Steuern und Stadtkasse in Herford.

Marcus Laube, Geschäftsführer der crossinx GmbH, ergänzt: „Der öffentliche Sektor ist mit Abstand der größte Rechnungssender- und empfänger und sollte mit gutem Beispiel vorangehen. Binnen sechs Jahren können durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor 39 Milliarden Euro gespart werden. Auch die Zugkraft für die Unternehmen, die in der Zusammenarbeit mit Behörden in der Umstellung auf e-Invoicing mitziehen, ist wirtschaftlich nicht zu unterschätzen.  Wir freuen uns sehr, mit der Stadt Herford diesen zukunftsweisenden Wechsel von der Papier-basierten hin zur digitalisierten Rechnung mit voranzutreiben.“

Auch für die Lieferanten ergeben sich durch die Umstellung zahlreiche Vorteile: Der elektronische Rechnungsprozess gestaltet sich einfacher, preiswerter und deutlich schneller als die Papierrechnung. Bei Bedarf hat der jeweilige Lieferant auch die Möglichkeit, seine elektronischen Rechnungen für die Gesamtdauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht bei crossinx revisionssicher archivieren zu lassen. Hierbei behält er natürlich jederzeit Zugriff auf seine Dokumente.

Einfaches Prinzip durch digitalen Workflow

Das Prinzip ist simpel: Der Anwender registriert sich online und schreibt seine Ausgangsrechnung in der vorhandenen Lösung. Die Rechnung kann auch im PDF-Format oder beispielsweise über ein Word- oder Excel-Programm ohne Weiteres erstellt werden. crossinx nimmt alle Eingangsrechnungen formatunabhängig (z.B. auch ZUGFeRD, XML, Edifact, SAP Idoc) entgegen und überträgt sie über eine zentrale Schnittstelle an einen kommunalen Verteiler-Server, von dem aus die Daten wiederum zur weiteren Verarbeitung in die Finanzbuchhaltungssysteme der nordrhein-westfälischen Stadt eingespeist werden.

Das von der Stadt Herford ausführlich getestete Verfahren erfüllt alle rechtlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen an elektronische Rechnungen.

Quelle: www.crossinx.de

Pressemitteilung veröffentlicht am 06.11.2013 in Elektronische Post, News (In- und Ausland), Sonstige Produkte / Services / Dienstleistungen.
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