Interview

Interview: Martin Ferger, Leiter des Fachbereichs Dokumentenlogistik im Geschäftsfeld Mail Solutions der Österreichischen Post AG, und Astrid Schuhmann, Rechtsexpertin der Österreichischen Post AG, über die Lösung „Post Cloud Mailroom Tracking“ für Unternehmenspoststellen.

Steigende Dokumentationspflichten in Unternehmen und Organisationen verlangen – auch im Hinblick auf die im Mai 2018 in Kraft tretende EU-Datenschutz-Grundverordnung – nach innovativen Lösungen. Die Österreichische Post baut ihre Software-Lösung „Post Cloud Mailroom Tracking“ mit einer erweiterten App zur digitalen Übernahme und Nachvollziehbarkeit von Brief- und Paketsendungen in Unternehmenspoststellen aus.

Herr Ferger, worum handelt es sich bei der Business-Lösung „Mailroom Tracking“ und wofür kann diese eingesetzt werden?

Ferger: Durch unsere „Mailroom Tracking“-Anwendung lässt sich in Poststellen von Unternehmen transparent nachvollziehen, wann eine Sendung eintraf, weitergeleitet wurde und welcher Mitarbeiter sie übernommen hat. Die Komplettlösung vereinfacht die zentrale Erfassung von Sendungen, protokolliert lückenlos den Postlauf und den Auslieferungsstatus und stellt die Prozesskette innerhalb des Unternehmens auf Knopfdruck transparent dar. Zudem ermöglicht sie die papierlose, digitale Archivierung der Poststücke inklusive umfangreicher Suchfunktionen.

Wie werden eingehende Sendungen durch „Mailroom Tracking“ digital erfasst und dokumentiert?

Ferger: Jede einlangende Brief- oder Paketsendung kann mittels Handy-App oder stationärem Scanner über die Barcode-Nummer registriert werden. Die Sendungsnummer wird elektronisch und damit fehlerfrei übernommen. Neben Metadaten und Zeitangaben zur Sendung kann auch ein Foto vom Zustand als Bilddatei gespeichert werden. Die weiteren Zustellschritte werden revisionssicher in elektronischen Protokollen dokumentiert und sind dauerhaft unter dem jeweiligen Sendungs-Barcode archiviert. Berechtigte User können über eine Management-Konsole in Echtzeit den Bearbeitungsstatus der Sendungen einsehen und auch später über Protokolle nachvollziehen, falls es zu Reklamationen oder Gewährleistungs- und Schadenersatz-Ansprüchen kommt.

Wie wird die Zustellung der Poststücke abgewickelt?

Ferger: Der betreffende Mitarbeiter des Unternehmens wird benachrichtigt und kann die Sendung entweder selbst bei der Poststelle abholen oder zustellen lassen. Für Zusteller ist seit Kurzem die weiterentwickelte „Mailroom Tracking“-App als „Software to go“ verfügbar. Die Übernahme von Sendungen kann dadurch vom Empfänger einfach und bequem mittels Unterschrift am Smartphone-Display verifiziert werden. Alternativ ist auch eine Verifizierung durch die Nahfunktechnologie NFC (Near Field Communication) möglich, die bei der Post beispielsweise in die Zutrittskarten der Mitarbeiter integriert ist.

Wie kam es zur Idee für diese Business-Lösung und mit welcher Zielsetzung ist Mail Solutions an die Entwicklung herangegangen?

Ferger: Trotz zunehmender Digitalisierung erhalten Unternehmen und Organisationen wie etwa Banken, Behörden und Versicherungen nach wie vor große Mengen an Dokumenten per Post. Größere Unternehmen, die eine eigene Poststelle betreiben oder die Eingangspost an mehrere dezentrale Standorte verteilen müssen, werden dabei durch steigende Dokumentationspflichten und verschärfte Datenschutz-Richtlinien vor wachsende Herausforderungen gestellt. Durch die Digitalisierung von manuellen, oft fehleranfälligen und zeitaufwendigen Prozessen in der Poststelle wollten wir Geschäftskunden eine revisionssichere digitale Dokumentation und hohe Rechtssicherheit in der Postbearbeitung ermöglichen. Einfachere und effizientere Geschäftsprozesse unterstützen Unternehmen auch dabei, Zeit- und Kosteneinsparungen zu realisieren.

Frau Schuhmann, welche zusätzlichen Herausforderungen in der Postbearbeitung kommen durch die ab 25. Mai 2018 geltende EU-Datenschutz-Grundverordnung auf Unternehmen zu?

Schuhmann: Im Hinblick auf die im Mai 2018 in Kraft tretende EU-Datenschutz-Grundverordnung ergeben sich komplexe Fragestellungen, wie eingeschriebene Sendungen, RSa/RSb-Briefe, Pakete sowie Warensendungen innerhalb der eigenen Organisation erfasst und zugestellt oder geöffnet, digital weiterverarbeitet und archiviert werden müssen. Besonders bei Sendungen mit Wert und jenen mit erhöhten Dokumentationspflichten, wie beispielsweise bei Einschreiben, sind die Nachvollziehbarkeit sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus von höchster Relevanz. Software-Lösungen wie „Mailroom Tracking“ helfen Unternehmen, die Grundsätze des Datenschutzes zu wahren und die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten.

Welche technischen Voraussetzungen müssen Nutzer der Lösung erfüllen, Herr Ferger?

Ferger: Grundsätzlich sind nur ein Internet-Zugang und ein Webbrowser notwendig. Innerhalb eines Tages ist das Setup der Software erledigt, der Kunde kann sofort starten. Die Tracking-Informationen und Protokolle werden in einer sicheren, in Österreich angesiedelten Cloud-Lösung der Post gespeichert, auf die nur berechtigte Personen Zugriff haben. Durch den Einsatz einer modernen Cloud-Lösung unterstützen wir auch flexible Arbeitsweisen. Via PC, Tablet und Smartphone können Mitarbeiter ortsungebunden auf ihre Postkörbe zugreifen, ein Berechtigungssystem regelt die Zugriffsmöglichkeiten.

Weitere Informationen zu „Mailroom Tracking“ unter: http://bit.ly/2kmK52f

Foto: Martin Ferger, Leiter Dokumentenlogistik Österreichische Post AG

Quelle: www.post.at

Foto “head”: „Mailroom Tracking“ ermöglicht die digitale Dokumentation und effiziente Zustellkontrolle von Postsendungen in Unternehmen und Organisationen

Pressemitteilung veröffentlicht am 22.11.2017 in Briefdienste, News (In- und Ausland), Paketdienste / Expressdienste.
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