Die Zeit drängt: De-Mail für Bundesbehörden und Ministerien bis Ende März 2016 – Rechtzeitige Auseinandersetzung mit der De-Mail stellt funktionierende Prozesse sicher / FP Mentana-Claimsoft bietet kostenlosen Workshop

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Gemäß E-Government-Gesetz müssen Bundesbehörden und Ministerien bis spätestens Ende März 2016 per De-Mail erreichbar sein. „Wir empfehlen den Institutionen deshalb, sich jetzt – ein gutes halbes Jahr vor Ablauf dieser Frist – intensiv mit der De-Mail auseinanderzusetzen“, erklärt Hans Szymanski, Vorstandssprecher der Francotyp-Postalia Holding AG. Deren Tochterunternehmen FP Mentana-Claimsoft erhielt im Jahr 2012 als erstes Unternehmen die Akkreditierung zum De-Mail-Anbieter: „Die technische Implementierung eines De-Mail-Gateways geht zwar sehr schnell. Wichtig ist aber, dass sich die Bundesbehörden und Ministerien rechtzeitig Gedanken darüber machen, welche Prozesse sie mit der De-Mail in die digitale Welt heben möchten und wie sie ihre Arbeitsabläufe anpassen müssen.“  

Bundesbehörden dürfen Anbieter frei wählen

In der Wahl des Anbieters sind Bundesbehörden und Ministerien frei. Für die De-Mail-Kommunikation steht ihnen zwar ein zentrales Gateway des Bundes zur Verfügung – sie müssen sich diesem aber nicht anschließen, sondern können sich an einen Provider ihrer Wahl wenden.

FP Mentana-Claimsoft ist seit vielen Jahren für Organisationen der öffentlichen Verwaltung tätig und genau mit deren speziellen Anforderungen vertraut. So setzen zum Beispiel die Deutsche Rentenversicherung und die Bundesagentur für Arbeit auf ihre Expertise. In Sachen De-Mail steht FP Mentana-Claimsoft ihren Kunden nicht nur mit der nötigen Software, sondern auch beratend zur Seite: „Wir bilden nicht nur die technischen Aspekte der De-Mail ab, sondern setzen gemeinsam mit unseren Kunden die passenden Prozesse auf“, erklärt Szymanski. Entscheidend sei es dabei, so Szymanski weiter, dass man die Gesamtheit der Kommunikations- und Dokumentenprozesse und die entsprechenden rechtlichen Anforderungen im Blick habe.

FP Mentana-Claimsoft ist der einzige akkreditierte De-Mail-Anbieter, der seinen Kunden eine integrierte Gateway-Lösung bietet, mit der sie sowohl De-Mail als auch EGVP, das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach, nutzen können. Behörden, die beide Dienste benötigen, erhalten sie hier also aus einer Hand. Zudem haben Nutzer des Gateways die Möglichkeit, ein- und ausgehende De-Mails komfortabel und sicher digital zu archivieren.

„Per EGVP und De-Mail werden vorrangig sensible, besonders schützenswerte Dokumente transportiert, für die bestimmte Aufbewahrungsfristen gelten: Das können Klageschriften und Schriftsätze genauso sein wie Buchungsbelege oder Rechnungen. Da sie digital empfangen und verschickt werden, müssen diese Dokumente auch digital archiviert werden. Sonst könnten rechtliche Konsequenzen drohen“, erläutert Szymanski. Deshalb beinhaltet das Gateway von FP Mentana-Claimsoft bereits eine direkte Schnittstelle zur hauseigenen Archivierungslösung des Kunden. Das bestehende, digitale Archiv lässt sich mit FP-eigenen Komponenten erweitern, die eine Langzeitspeicherung nach der hier relevanten, technischen Richtlinie „TR-ESOR“ möglich machen. „Damit können unsere Kunden ihre rechtsrelevante, digitale Kommunikation sofort langfristig vorhalten“, so Szymanski weiter.

Mit De-Mail zur modernen und innovativen Verwaltung

Die De-Mail verbindet die schnelle und einfache Handhabung einer E-Mail mit der Verbindlichkeit von Papierpost. Ob Auskunftsgesuche zwischen Bundesbehörden oder schützenswerte, sensible Daten wie Renteninformationen, die auf sicherem Weg von der Behörde zum Bürger gelangen müssen: Per De-Mail lassen sich viele Dokumente digital verschicken, die bisher der Briefform bedurften. Bundesbehörden und Ministerien können dadurch ihre Kommunikationsabläufe sowohl untereinander als auch mit Unternehmen und Bürgern medienbruchfrei auf digitaler Ebene und erheblich effizienter gestalten. Gleichzeitig eröffnet sich ihnen ein deutliches Einsparpotenzial an Portokosten.

„Damit hat die De-Mail das Potenzial, ausgehend von der Bundesebene einen wichtigen Beitrag zur Modernisierung der Verwaltung und zum Bürokratieabbau zu leisten“, erklärt Szymanski abschließend.

Bundesbehörden und Ministerien, die sich über die Einführung einer De-Mail-Lösung informieren wollen, bietet FP Mentana-Claimsoft einen kostenlosen Tages-Workshop an. Kontaktieren Sie uns dazu gern per Mail unter vertrieb@mentana.de oder per Telefon unter 05063 / 277440 und nennen Sie das Stichwort „De-Mail-Workshop“.

Quelle: www.francotyp.com

Foto “head”: Lupo – www.pixelio.de