Rechnungen gemäß Compliance-Standards verarbeiten

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Nach wie vor bleibt die Überführung papierbasierter Rechnungsströme in digitale Kanäle ein möglicher Weg, um Kosten einzusparen und die Integration der Lieferkette zu verbessern. Die Anforderungen an elektronische Rechnungen haben sich in den letzten Jahren erheblich verändert. In den meisten Ländern müssen Rechnungen gemäß regulatorischer Standards verarbeitet werden, damit die Steuerverwaltung sicherstellen kann, dass die Mehrwertsteuer richtig erhoben wird. Weltweit gibt es unterschiedliche Vorgaben für elektronische Rechnungsstellung. Die Einhaltung der verschiedenen gesetzlichen Vorschriften in allen Ländern, die von den internationalen Transaktionsabläufen betroffen sind, stellt eine besondere Herausforderung dar. Da sich jedes Land dem Thema anders nähert, ist es unwahrscheinlich, dass es irgendwann eine einheitliche Regelung geben wird.

Formalitäten einhalten

Die zwei momentan meist genutzten Regulierungsmodelle sind Ex-Post- und Clearance-Systeme. Ex-Post-Systeme werden zum Beispiel in der EU genutzt. Sie verfügen im Allgemeinen über wenige oder gar keine spezifischen Anforderungen für den Austausch von elektronischen Rechnungen. Steuerpflichtige müssen jedoch in der Lage sein, für durchschnittlich sieben Jahre nach Rechnungsstellung oder -Verbuchung deren Vollständigkeit und Echtheit nachzuweisen. Eine Rechnung ist für Unternehmen oftmals der einzige Nachweis, dass eine Transaktion stattgefunden hat. Entsprechend sind die jeweiligen Formalitäten einzuhalten – unabhängig, ob die Möglichkeiten, wie dies geschehen kann, von der Regierung vorgegeben werden oder im Ermessen des Steuerpflichtigen liegen.

Clearance-Systeme unterscheiden sich signifikant von Ex-Post-Systemen und werden unter anderem in Lateinamerika, der Türkei, Taiwan und Russland genutzt. Hier ist der Lebenszyklus einer elektronischen Rechnung typischerweise umfassend reguliert. Die Steuerverwaltung greift direkt in den Prozess ein, indem sie Daten, die die elektronische Rechnung betreffen, anfordert. Die zu beachtenden Regularien werden in den meisten Fällen von der Steuerverwaltung transparent dargestellt.

EU-Richtlinie – alternative Verfahren zu digitalen Signaturen

Innerhalb der EU hat der Wegfall der vorgeschrieben Nutzung elektronischer Signaturen bzw. des EDI (Electronic Data Interchange, elektronischer Datenaustausch)-Verfahrens den Prozess erleichtert. Gleichzeitig rücken aber andere steuerrechtliche Anforderungen in den Fokus.

Die Europäische Kommission hat im Juli 2010 eine Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie beschlossen (Richtlinie 2010/45/EU zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG), die den Austausch elektronischer Rechnungen vereinfachen soll. Mit der Neuregelung, die zum 1. Januar 2013 in Kraft getreten ist, entfällt beispielsweise die Pflicht zur elektronischen Signatur. Seitdem können Unternehmen mit Hilfe jedes geeigneten Kontrollmechanismus die Validität einer Rechnung gewährleisten.

Mit der rückwirkenden Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes zum 1. Juli 2011 wurde die Europäische Richtlinie in Deutschland umgesetzt. Damit wurden die Anforderungen an eine elektronische Rechnung deutlich reduziert. Beleghafte und elektronische Rechnungen sind seitdem gleichgestellt, es gibt keine zusätzlichen Anforderungen, die elektronische Rechnungen erfüllen müssen.

Am 3. April 2014 hat das EU-Parlament dem eIDAS-Vorschlag zugestimmt, der zukünftig die bestehende EU-Signaturrichtlinie durch eine europaweit gültige Verordnung ersetzen wird. Neben elektronischen Signaturen werden dabei auch andere wichtige Infrastrukturelemente wie eIDs oder elektronische Zustellung geregelt. Weiterhin beinhaltet die Richtlinie unter anderem elektronische „Siegel“, die Prozesse wie die elektronische Rechnungsstellung sicherer gestalten sollen. Eine Umsetzung der eIDAS-Verordnung soll bis 2018 erfolgen; in Deutschland wird die Verordnung das deutsche Signaturgesetz bis Mitte 2016 ersetzen.

Elektronische Signatur, EDI und interne Kontrollverfahren

Unternehmen können elektronische Rechnungen in beliebiger Form austauschen – vorausgesetzt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung nach wie vor gewährleistet sind. Wie dies geschieht, legt der Steuerpflichtige fest. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und andere technische Verfahren, wie beispielsweise EDI, sind selbstverständlich nach wie vor anerkannt, werden aber nicht mehr zwingend vorgeschrieben. Die QES ist die Entsprechung zur herkömmlichen Unterschrift in der elektronischen Welt. Sie ermöglicht die langfristige Überprüfbarkeit der Urheberschaft einer Erklärung im elektronischen Datenverkehr.

Einsatz elektronischer Signaturen zur Unterstützung revisionssicherer Archivierung

Basierend auf den lokalen Anforderungen für elektronische Rechnungen wird ein Prozess für die Erstellung bzw. die Prüfung der elektronischen Signatur definiert.

Nach wie vor müssen elektronische Rechnungen elektronisch archiviert werden. Die elektronische Signatur kann in diesem Fall die revisionssichere Archivierung unterstützen, da das entsprechende Dokument nicht mehr veränderbar ist.

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Quelle: www.crossinx.de

Foto “head”: Kai Niemeyer – www.pixelio.de

Pressemitteilung veröffentlicht am 26.01.2015 in News (In- und Ausland), Software.