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CeBIT: One Click Solutions integriert Postverteilung und Belegerfassung

Nachdem die One Click Solutions GmbH ihre Erfassungssoftware AutoClick zuletzt um Features wie Adresserkennung und Mehrprozessorfähigkeit erweitert hatte, präsentiert sie auf der CeBIT 2013 eine neue noch funktionsstärkere Version 4.5. Die einzelnen Funktionen stellt der Hersteller von Lösungen rund um die Belegerfassung vom 5. bis 9. März am Messestand seines Partners windream (Halle 3, Stand J20), vor. Eines der Highlights: Unternehmen können nun die Prozesse Posteingang und Belegerfassung direkt miteinander kombinieren. Denn in AutoClick steht jetzt auch die komplette Funktionalität der elektronischen Postverteilungssoftware ClickPost zur Verfügung.

ClickPost kann als ein Add-on in AutoClick genutzt werden. Über diese Erweiterung lässt sich die Eingangspost mit ClickPost erfassen. Die Belege werden automatisch getrennt. Das Aufbringen von Barcodes zur Belegtrennung ist nicht notwendig. Die Erfassungssoftware „kennt“ die im AutoClick bereits trainierten Belegarten und führt sie der Lösung direkt zur weiteren Auswertung zu. Alle anderen Belege werden automatisch via E-Mail verteilt. Dadurch gestaltet sich auch die Weiterleitung zur Kenntnisnahme schnell und einfach. Daneben können die Belege (Rechnungen, Lieferscheine, etc.) klassifiziert und in ECM-Systemen wie windream abgelegt werden. Damit sind sie jederzeit recherchierbar.

Zum Erstellen neuer Erfassungsmasken für die einzelnen Dokumente und Indexfelder steht ein neuer Layout-Editor zur Verfügung. Damit lassen sich auf einfache Art und Weise die Definitionen für die Erfassungsmasken definieren, zum Beispiel ob ein Feld zu einem „Muss-Feld“ wird, ob die Feldinformation über einen Daten-Lookup erfolgen soll oder ob und wie der zu erfassende Wert aus einem String auszufiltern ist.

Darüber hinaus beinhaltet AutoClick 4.5 eine neue Konfigurationsebene. Damit können mittels grafischer Unterstützung die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten noch einfacher und konzentrierter umgesetzt werden als bisher. Die Engineering-Zeiten für AutoClick verkürzen sich und es wird noch einfacher, eine automatisierte Rechnungsprüfung mit windream Workflow für Ihr Rechnungswesen zu implementieren.

Denn die vielfältigen Optionen zur Konfiguration ermöglichen unter anderem die inhaltliche Auswertung von Barcodes, die Validierung erfasster Werte und Formalprüfungen bei Eingangsrechnungen entsprechend dem geltenden Umsatzsteuergesetz und das Auslesen von Positionsdaten mit unterschiedlicher Länge und über mehrere Seiten hinweg. Alle notwendigen Konfigurationsparameter lassen sich über eine Stichwörtersuche direkt auflisten. Zudem stehen Soforthilfen bereit, welche die Parameterfunktion verdeutlichen und weitere Möglichkeiten aufzeigen.

Diese neue Konfigurationsebene steht ebenfalls für die Erfassungswerkzeuge ClickReader, ClickWizard und ClickScanner zur Verfügung, welche die Besucher auch kennen lernen können. Der ClickScanner, die Einstiegslösung, bereitet eingescannte Dokumente und Belege auf. So können durchsuchbare PDFs erzeugt, Barcodes ausgelesen und ausgewertet oder die Belege unter modifizierten Dateinamen regelbasiert abgelegt werden. Der ClickReader ist das ideale Erfassungswerkzeug für unstrukturierte Belege, wie sie im Customer Care Bereich täglich ankommen. Mit ihm werden die gesuchten Informationen am Bildschirm zur Erfassung nur noch angeklickt. Welche Informationen erfasst werden sollen, wird im ClickReader vorab ohne Programmieraufwand in frei konfigurierbaren Layouts definiert. Dabei erfolgt auch die Festlegung, an welche weiterführende Software die erfassten Daten gesendet werden. Mit dem ClickReader gelingt die vollständige Einbindung der manuellen Datenerfassung in den Workflow. Die Werte werden in einer Datenbank gesammelt und an eine weiterführende Unternehmenssoftware, wie einem Archiv, einem Dokumentenmanagement- oder Enterprise Resource Planning System, gesendet oder von ihr geholt. Geht es darum, Beleginformationen ad hoc in beliebige Eingabemasken wie SAP, Microsoft Navision oder Sage zu übernehmen, ist der ClickWizard ideal.

Quelle: www.oneclicksolutions.de

Foto “head”: Benjamin Thorn – www.pixelio.de

Pressemitteilung veröffentlicht am 19.02.2013 in News (In- und Ausland), Software.

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