DocuWare CONNECT to Outlook: E-Mails einfach archivieren und finden Nahtlose DocuWare-Outlook-Integration

Im Mittelpunkt des CeBIT-Auftritts steht bei DMS-Spezialist DocuWare (Halle 3, Stand G20) die aktuelle Version DocuWare 5.1c. Zu den Highlights gehört das Modul DocuWare CONNECT to Outlook. Anwender können damit ihren Aufbewahrungspflichten auch bei E-Mails nachkommen, indem sie direkt in ihrer gewohnten Outlook-Umgebung die elektronische Post in DocuWare archivieren. Ebenso komfortabel ist die DocuWare-Suche aus Outlook heraus; sie bietet deutlich mehr Recherche-möglichkeiten als die reguläre Outlook-Suchfunktion.

E-Mails sind heute im Geschäftsleben unverzichtbar. Sie müssen nicht nur ständig im Zugriff sein, sondern unterliegen oftmals gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Ihre Archivierung ist somit Pflicht. DocuWare bietet mit DocuWare CONNECT to Outlook eine komfortable Lösung, um die Flut an elektronischer Post einfach zu managen. Anwender können ihre E-Mails mit Anhängen direkt aus dem Microsoft-Programm heraus im zentralen Dokumenten-Pool archivieren. Je nach Konfiguration werden die E-Mails anschließend automatisch gelöscht oder mit einer Markierung versehen und im Postfach belassen – mit oder ohne Anhang. E-Mails können sowohl im Originalformat (MSG) als auch in den Formaten DOC, RTF, PDF, PDF/A archiviert werden. Die Archivierung von Anhängen erfolgt in ihrem jeweiligen Originalformat.
Ebenso einfach wie die zentrale Ablage aus der Microsoft-Umgebung heraus erfolgen Recherchen. Per Schnellsuche lässt sich direkt in Outlook die bereits archivierte elektronische Post finden. Der Anwender kann beispielsweise festlegen, dass zu einer E-Mail alle im letzten Quartal archivierten E-Mails mit gleichem Absender gesucht werden sollen. Dabei ist es auch möglich, E-Mails sortiert nach Aktualität anzuzeigen.

Natürlich stehen archivierte E-Mails allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Diese können die Dokumente unter anderem für ihre eigenen Projekte nutzen. DocuWare erweitert damit den Funktionsumfang der in Outlook angebotenen Suche erheblich.

Die Konfiguration von DocuWare CONNECT to Outlook erfolgt in den Web-Client-Einstellungen und wird vom Administrator oder Anwender selbst durchgeführt. Wie bei allen DocuWare-Produkten wurde bei der Entwicklung von DocuWare CONNECT to Outlook neben der Funktionalität großer Wert auf Performance, Bedienerfreundlichkeit und Homogenität gelegt. Eine schnelle Einarbeitung und hohe Akzeptanz sind somit gewährleistet.

Neu: Apps für alle gängigen Smartphones

Die neuen Apps von DocuWare stehen ebenfalls im Mittelpunkt des CeBIT-Auftritts. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebsystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. (Siehe Pressemitteilung vom 24.1.2012: „Mehr Power fürs Business“).

DocuWare ist auf der CeBIT 2012 in Halle 3, G20, mit folgenden autorisierten DocuWare-Partnern (ADP) vertreten: ALOS, ALPHACOM, abaNET, BUTEC, tutum und WEKO Informatik.

Foto: Outlook 2010: Das Outlook-Fenster besitzt eine eigene DocuWare-Menüleiste. Hier wie auch über das Rechtsklick-Kontextmenü ist es möglich, sich anzumelden, E-Mails abzulegen oder zu suchen. Die Ergebnisliste der Schnellsuche erscheint in einem Extra-Bereich.

Quelle: www.docuware.com

Foto “head”: Gerd Altmann – www.pixelio.de

Pressemitteilung veröffentlicht am 14.02.2012 in Elektronische Post, Sonstige Produkte / Services / Dienstleistungen.
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