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Bundesrechnungshof empfiehlt: Unwirtschaftliche Poststellen umstrukturieren

OB24

Der Bundesrechnungshof hat im Dezember  seinen Jahresbericht vorgelegt, aufgezeigt, wo Steuergelder verplempert werden und Hinweise zum Sparpotential gegeben. In diesem Bericht wird ein Vorschlag aus dem Jahr 2005 erneut aufgegriffen: Damals empfahl der Bundesrechnungshof den Bundesministerien, ihre Poststellen umzustrukturieren, weil diese unwirtschaftlich seien. Die aktuelle Nachfrage ergab: Es hat sich nahezu nichts geändert. Besonders der Prozess des Postausganges wurde kritisiert, da teilweise in den jeweiligen Fachabteilungen per Hand gefaltet und eingetütet wird. Der Zeitaufwand dafür ist immens.  Ende 2012 fragte die Behörde nach, ob den Empfehlungen – die Arbeitsabläufe systematisch zu untersuchen und den Personalbedarf neu zu ermitteln – gefolgt wurde. Die Ministerien verneinten.

Was meint der Bundesrechnungshof dazu? Der schlägt inhaltlich vor, Hybridbriefe zu verschicken.

Was ist ein Hybridbrief? Ein klassischer Brief, auf Papier ausgedruckt, in einem Umschlag verschickt, dem Empfänger in den Briefkasten an der Haustür zugestellt, der jedoch einen Teil des Weges digital zurück gelegt hat. Der gesamte Produktionsprozess nach dem Schreiben des Briefes wird ausgelagert. D. h. der Absender übermittelt die Briefe digital an ein Produktionszentrum, bspw. onlinebrief24.de. Hier startet der Produktionsprozess (drucken, falzen, kuvertieren, frankieren) bis hin zur Einlieferung bei der Deutschen Post AG.

Welchen Vorteil bietet der Hybridbrief? Laut einer von der Bundesnetzagentur in Auftrag gegebenen Studie (WIK-Forschungsprojekt Nr. 341, Hybridpost) kostet der traditionell erstellte Standardbrief ca. €1,42 (€0,27 Materialkosten inkl. Strom und Wartung + €0,55 Zeit- und Personalkosten + €0,60 Porto Standardbrief DPAG). Die Produktionskosten in einem Druckzentrum sind deutlich geringer, hinzu kommen Portorabatte aufgrund zusammengefasster Volumina. Neben des Sparpotentials von ca. 55% der Gesamtkosten werden personelle Ressourcen frei. „Der Zeit- und Kostendruck ist entgegen vieler Vorurteile in deutschen Behörden enorm. Der Zwang zu höherer Produktivität ebenso. Wir entlasten die Mitarbeiter von stupiden Tätigkeiten wie dem Falten eines Blattes Papier, so bleibt mehr Zeit für die eigentlichen und wichtigen Aufgaben“, erläutert Thorsten Wilhelm (Produktmanager onlinebrief24.de).

Die Verarbeitung von Adressdaten ist Vertrauenssache. „Neben den Vorteilen wie der Beschleunigung und Vereinfachung dieser Prozesse und der unmittelbaren Kostenreduktion dürfen Datenschutz und Datensicherheit nicht vergessen werden! Der muss vertraglich vereinbart und zugesichert werden!“, empfiehlt Mathias Lachmann, Mitglied der Geschäftsleitung der mehrfach ausgezeichneten letterei.de GmbH & Co. KG.

In diesem Fall trifft es zu: das Geld liegt auf der Straße. Einfacher können Behörden nicht sparen, bei einigen Anbietern sogar ohne Anschaffung von Hard- und Software. Existierende Systeme können innerhalb kürzester Zeit in die bestehende Infrastruktur implementiert werden. „Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit vielen Kommunen zeigen, dass zwischen 5 Minuten und maximal einer Woche alles möglich, je nach Voraussetzungen und dann wird gespart“, ergänzt Ingo Loosen vom onlinebrief24.de-Support. Geld, welches unsere Kommunen dringend benötigen! Zeit, welche die Mitarbeiter ebenso dringend benötigen!

OL
Foto: Mit der kostenfreien onlinebrief24.de-Software lässt sich die Ausgangspost verwalten.

Quelle: www.onlinebrief24.de

Foto „head“: Norbert Weiß – www.pixelio.de

Pressemitteilung veröffentlicht am 22.01.2014 in Briefdienste, Hybridmail, News (In- und Ausland), Sonstige Produkte / Services / Dienstleistungen.
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