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Deutsche Unternehmen könnten bis zu 20 Prozent des Jahresumsatzes einsparen – Neue Ricoh-Studie zeigt die wirtschaftlichen Potenziale eines effizienten Umgangs mit großen Datenmengen

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Eine neue Studie im Auftrag von Ricoh Europe1 veranschaulicht die Vorteile für deutsche Unternehmen, wenn sie das Thema „Bigger Data“ angehen – die über Big Data hinaus wachsenden Datenmengen. Dazu gehört auch die Digitalisierung der für geschäftliche Entscheidungen wichtigen Papierdokumente. Unternehmenschefs ist bekannt, dass bislang nur in Papierform abgelegte Dokumente einen beachtlichen und bisher ungenutzten geschäftlichen Wert bergen. 78 Prozent stimmen zu, dass es die geschäftliche Entscheidungsfindung verbessern würde, wenn Papierdokumente digitalisiert und die Daten zugänglich gemacht würden. Des Weiteren sind 47 Prozent der befragten Geschäftsführer deutscher Unternehmen der Meinung, dass ihnen die Digitalisierung von Papierdokumenten Einsparungen zwischen 5 und 20 Prozent ihres Jahresumsatzes bringen würde. 17 Prozent der Befragten gehen dabei von Einsparungen von 5 bis 10 Prozent aus. 30 Prozent erwarten sogar Einsparungen von 11 bis 20 Prozent.

Uwe Jungk, Geschäftsführer von Ricoh Deutschland, sagt: „Wirtschaftsführern ist bewusst, dass die Verwaltung von Big Data über das Digitale hinausgeht. Sie muss auch Dokumente in Papierform einschließen, die ebenfalls geschäftskritische Informationen enthalten. Geschäftsführer stehen ständig unter dem Druck, die richtigen Entscheidungen zu treffen und ihre Firmen vor dem Geschäftsrückgang zu bewahren. Die Annahme, dass die Digitalisierung und Freigabe der Daten aus Dokumenten in Papierform die geschäftliche Entscheidungsfindung verbessern würde, traf auf große Zustimmung. Tatsächlich gehen Unternehmenschefs davon aus, dass das Volumen an Informationen in Papierform am Arbeitsplatz weiterhin zunehmen wird. Wir befinden uns derzeit in einem Zeitalter von ‚Bigger Data‘, also noch größerer Datenmengen. Leicht auf Informationen zuzugreifen – ob digital oder in Papierform – ist daher entscheidend für Unternehmen, die ihren digitalen Wandel vorantreiben und ihr Wachstum ankurbeln möchten.“

Die Studie zeigt, dass beinahe die Hälfte der Unternehmen noch immer Informationen in Papierform aus fünf bis zehn Jahren aufbewahrt. Das hat nicht nur Einfluss auf die geschäftliche Entscheidungsfindung, sondern auch auf Produktivität und Reingewinn. Beinahe die Hälfte der deutschen Geschäftsführer sagt, dass es zu lange dauert, die Informationen in Papierform zu finden, die sie benötigen. Die Beschaffung von Daten, die sich auf Aktenschränke, Lager, Keller und Akten in den Händen von Mitarbeitern verteilen, ist oft mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden.

Während der anfängliche Fokus von Big Data auf digitalen Datenquellen lag, erkennen immer mehr Führungskräfte, dass auch in Papierdokumenten ein wesentlicher Informationswert ruht. 74 Prozent sagten, sie hätten aus der vorigen Wirtschaftsrezession lernen und die Auswirkungen der aktuellen Rezession verringern können, wenn sie besseren Zugang zu historischen Daten gehabt hätten. Als Folge haben über drei Viertel der Befragten während des wirtschaftlichen Rückgangs mehr Zeit mit der Digitalisierung historischer Daten verbracht. Personal-, Finanz- und Beschaffungsabteilungen setzen in vielen Fällen weiterhin auf papierbasierte Prozesse, und oftmals geben Vorschriften vor, wie bestimmte Daten in Papierform, beispielsweise medizinische Akten, aufbewahrt werden müssen. Dennoch wird die Digitalisierung von Dokumenten in Papierform heutzutage immer mehr zur Geschäftspriorität von Unternehmen. Vier von zehn Befragten (43 Prozent) erwarten, dass sie ihre Bestände innerhalb der nächsten drei Jahre vollständig digitalisiert haben.

David Mills, Chief Operating Officer bei Ricoh Europe, merkt an: „Der erste Schritt zu einer effizienten Verwaltung großer Datenmengen liegt darin, sie durch eine professionelle Strukturierung zu entwirren. Dabei kommt man zu dem grundlegenden Ergebnis, wie wichtig es ist, die hochwertigen verfügbaren Informationen zu sammeln, zu analysieren und nach den daraus gewonnenen Erkenntnissen zu handeln. Denn dadurch können Unternehmen ihren Kunden einen bessereren Service bieten. Dies wiederum stärkt Kundenvertrauen und -bindung. Wertvolle Geschäftseinblicke boten die gesammelten Informationen bereits lange vor dem Big Data Boom. Es ist also essenziell, hier nicht nur digitale Informationen zu berücksichtigen. Wichtige Trends und Erkenntnisse aus historischen Daten, die in Papierform aufbewahrt werden, können dabei helfen, ein Gesamtbild der Geschäftsumgebung zu erhalten und sind für Unternehmen auch in Zukunft von großer Bedeutung. Die Wirtschaftskrise hat gezeigt, wie wichtig dies für Unternehmen ist. Daher ist es unbedingt notwendig, dass Unternehmen ihre geschäftskritischen Informationen verwerten, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die geschäftliche Entscheidungsfindung in der Zukunft zu verbessern.“

Weitere Einblicke in die Bedeutung wichtiger Änderungen in der Technologie finden Sie auf www.ricoh.de/thoughtleadership.

Quelle: www.ricoh.de

1 Die Studie wurde von Coleman Parkes Research im Mai/Juni 2013 durchgeführt.

Pressemitteilung veröffentlicht am 14.11.2013 in Hardware, News (In- und Ausland), Sonstige Produkte / Services / Dienstleistungen.
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