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E-Mail Posteingangsverarbeitung mit hoher Rendite: Führender Vorsorge-Spezialist Deutschlands baut mit NOVO Mail seine elektronische Posteingangsverarbeitung aus

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Die Wüstenrot & Württembergische Gruppe ist der „Vorsorge-Spezialist“ für die vier Vorsorgebausteine Absicherung, Wohneigentum, Risikoschutz und Vermögensbildung. Annähernd 9.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Innendienst und etwa 6.000 Außendienst-Partner betreuen rund sechs Millionen Kunden. Dank eines Netzwerks aus Kooperations-und Partnervertrieben sowie Makler- und Direkt- Aktivitäten kann die W&W-Gruppe mehr als 40 Millionen Menschen in Deutschland erreichen und hat sich als größter unabhängiger und kundenstärkster Finanzdienstleister Baden-Württembergs etabliert.

Seit Ende 2012 konvertiert die W&W-Gruppe alle eingehenden E-Mails inkl. Attachments in Farb-PDFs, die automatisch an die Fachbereiche weitergeleitet werden. Der Nutzen: Eine wesentlich beschleunigte Bearbeitung der Korrespondenz sowie eine höhere Qualität in der Anzeige und Archivierung von Dokumenten. Zum Einsatz kommen die Lösungen NOVO Mail von InovoOlution sowie jadice-Server und jadice-Viewer von Levigo.

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Viele Schreiben treffen täglich bei der Wüstenrot & Württembergische Gruppe (W&W-Gruppe) ein – auf dem klassischen Postweg oder per Fax, zunehmend aber auch als E-Mail, oft mit Anhängen. Dabei handelt es sich um alle Arten der Kundenkorrespondenz: Nach­fragen zu Kontoständen, Beleihungswertunterlagen, Neu- bzw. Erweiterungsanträge, Schadensmeldungen etc. – Tendenz steigend.

Die Herausforderung für die W&W-Gruppe: Wie lassen sich klassischer Posteingang und elektronische Nach­richten so erfassen und aufbereiten, dass sie für die Bearbeitung in einer hohen Qualität und elektronisch zur Verfügung stehen? Beim üblichen Posteingang löst das bewährte Einscannen das Problem. Anders sieht es bei E-Mails mit Anhängen aus. Das bisherige System zur Eingangsverarbeitung erlaubte nur eine Konvertierung der E-Mails in TIFF-Dateien, schwarz-weiß, dem klassi­schen Scanner-Format.

Die Fachbereiche wollten jedoch jedes Dokument auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters so angezeigt be­kommen wie im Original. Denn das bisherige Vorgehen führte mitunter dazu, dass Sachbearbeiter die E-Mails inklusive Anhänge zur besseren Lesbarkeit ausdruckten und sie dann den etablierten Scanprozessen zuführten. Eine zeitkritische und teure Methode. Wie schön wäre es doch, könnte man die Erfassung und Weiterleitung durchgängig digitalisieren.

Grund genug für den Vorsorgespezialisten, sich nach einer Alternative umzusehen. Das Ergebnis: E-Mails in hochauflösende Farb-PDFs zu konvertieren. Das ver-hindert dank der farbigen Anzeige am Bildschirm über­flüssiges Drucken, es bietet zudem den Vorteil der revi­sionssicheren Archivierung: Liegt das E-Mail-Dokument einmal im PDF-Format vor, lässt es sich auch verlustarm nach PDF/A wandeln, einem gängigen Format für die langfristige Archivierung.

STARKE PARTNER: INOVOOLUTION UND LEVIGO

Auf der Suche nach einer entsprechenden Lösung stieß die W&W-Gruppe auf InovoOlution, einen ausgewie­senen Spezialisten für Input-Management, und dessen Partner Levigo mit seinen Lösungen für Dokumentenan­zeige und -konvertierung.

Ralf Rosenauer, Projektleiter im Input-Management bei der W&W Informatik GmbH sagt: „InovoOlution und Levigo haben uns mit ihren Lösungen und ihrer bisheri­gen Erfahrung davon überzeugt, dass sie unsere Anfor­derungen am besten umsetzen können.“

Technologische Kernstücke sind die Software NOVO Mail (automatisierter Import eingehender E-Mails) und der jadice-Server und -Viewer von Levigo für die Kon­vertierung und Dokumentenanzeige. Mit der neuen Lö­sung auf Input Accel-Prozess-Basis ist die W&W-Gruppe in der Lage, komplette E-Mail-Dokumente vieler For­mate automatisiert zu erfassen, umzuwandeln und für die nachfolgenden Fachprozesse im Input-Management aufzubereiten.

DAS PRINZIP: NOVO Mail holt mittels Mail-Transfer-Agent (MTA auf POP3-Basis) die Nachrichten im EML-Format aus der Ablage und generiert daraus eine MSG-Datei. Der in NOVO Convert – eine weitere Komponente des Produkts NOVO Mail – integrierte jadice-Server übernimmt die Konvertierung vieler Dokumentenformate aus E-Mail-An­hängen und der E-Mail selbst in das PDF-Format. Gleich­zeitig erstellt der jadice-Server aus den Header-Daten der E-Mail eine XML-Datei mit den spezifischen Indexdaten (Beschreibungsdatei). Außerdem erfolgt aus dem eben­falls von InovoOlution erstellten Input Accel-Prozess he­raus über eine separate Input Accel-Komponente der W&W ein Eintrag in eine Datenbank. So lässt sich jede E-Mail vom Eingang bis zum Abschluss der Verarbeitung im Input-Management lückenlos nachvollziehen.

Angeschlossen an den Konvertierungs-Ablauf ist ein von W&W erstellter Workflow mit automatisiertem Inhalts-Check: Anhand hinterlegter E-Mail-Accounts wird ge­prüft, an welchen Bereich das E-Mail-Dokument gerichtet ist, und dann wird es entsprechend weitergeleitet. Dabei wurde bereichsabhängig noch das „Splitting“ eines E-Mail-Vorgangs in seine Dokumente – E-Mail-Body und Anlagen – benötigt: Dazu wurde das Input Accel-Modul NOVO PDF Compression von InovoOlution implemen­tiert: Es teilt ein PDF-Dokument in mehrere Einzeldateien auf (je Anlage und für den Body eine eigene PDF-Datei), sofern fachlich vorgegeben.

Der neue Gesamtablauf liefert letztlich weit mehr als die eigentliche Konvertierung ins PDF-Format. Er liest die not­wendigen Metadaten aus und leitet sie elektronisch an die entsprechenden fachlichen Input-Management-Pro­zesse weiter. Alles automatisiert und ohne Medienbruch.

HÖHERE QUALITÄT UND KÜRZERE BEARBEITUNGSZEITEN

Dank dieser Automatisierung profitiert die W&W-Gruppe vor allem von einer deutlichen Zeitersparnis. Ralf Rosenauer, Projektleiter im Input-Management, sagt: „Zuordnung, Konvertierung, Indizierung und Weiter-leitung sind heute eine Sache von Minuten. Dadurch hat sich die Bearbeitungszeit insgesamt verkürzt – zur Freude der Sachbearbeiter, aber auch des Außendienstes und zum Vorteil für unsere Millionen Kunden.“

AUSREICHEND ZEIT FÜR TESTS

Ralf Rosenauer verhehlt nicht, dass es bei der Umsetzung neuralgische Punkte gab. So habe man zu­nächst die Anzahl der Tests und die Definition um­fassender Testkriterien unterschätzt: So musste zum Beispiel der Umgang mit kennwortgeschützten PDF-Dateien exakt beschrieben werden. Hierzu wurde am jadice-Server eine Systemerweiterung eingeführt, die auch solche PDF-Dateien automatisiert verarbeitet, so­fern das Kennwort bekannt ist. Wenn nicht, wird es über die „Druckfunktion“ konvertiert.

POSITIVES FAZIT UND AUSBLICK

„Die Qualität der Farb-PDFs ist so nah am Original, dass die Sachbearbeiter die E-Mail-Dokumente direkt weiterverarbeiten können“, sagt Ralf Rosenauer. „Die leistungsfähige Konvertierung in ein hochwertiges Farbformat, einhergehend mit einer beschleunigten, weil automatisierten Verarbeitung des elektronischen Posteingangs – das ist der eigentliche Gewinn für uns.“ Zudem profitiert die W&W-Gruppe von der ständigen Weiterentwicklung des Portfolios von InovoOlution und Levigo.

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Ralf Rosenauer, Projektleiter im Input-Management der W&W IT:

„Mit NOVO Mail und dem jadice-Server haben wir E-Mails vollständig in die W&W-Verarbeitungsprozesse integrier­bar gemacht. Sachbearbeiter können optimal auf Anfra­gen reagieren und auch die Archivierung in PDF und Farbe bietet einen erheblichen Nutzen für die Lesbarkeit und kurze Durchlaufzeit.“

InovoOlution ist ein Beratungs- und Realisierungs­unternehmen mit höchster Spezialkompetenz in den Bereichen Geschäftsprozessoptimierung durch Input-Management und Business-Process-Management. Wir verbinden Beratungskompetenz mit der Durchführung von Implementierungsleistungen – das heißt, erarbeite­te Konzepte werden von uns auch in die Realität um­gesetzt.

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Quelle: www.inovoo.com

Foto „head“ Gerd Altmann – www.pixelio.de

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