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Ob ein Nutzer oder hunderttausend: Mit doculife Dokumente sicher in der Cloud verwalten

T-Systems präsentiert auf der CeBIT 2013 gemeinsam mit der Schweizer Document Future AG erstmals eine Komplettlösung für Dokumenten-Management aus der Wolke. Mit doculife bearbeiten, verwalten und archivieren Unternehmen ihre gesamten Dokumente revisionstauglich in der Cloud – wenn gewünscht auch in einer hoch sicheren Private Cloud. Die Lösung erfüllt alle europäischen Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Standards. T-Systems betreibt doculife in deutschen Cloud-Rechenzentren, die alle den strengen deutschen Datenschutz erfüllen.

Die Software aus der Cloud ist beliebig skalierbar, von einem Nutzer bis zu hundertausend. Sie eignet sich daher für Unternehmen und Organisationen jeder Größe, ob für die öffentliche Verwaltung, Rechtsanwälte, Immobilienmakler, Versicherungen, Banken oder auch Großunternehmen aus Industrie und Handel. Die Cloud-Lösung erfordert keine Investitionskosten in neue IT-Infrastruktur. Es fallen nur die vertraglich vereinbarten und kalkulierbaren Mietgebühren pro Nutzer und Dokument an.

Mit doculife haben Mitarbeiter von jedem PC-Arbeitsplatz und mobilen Endgerät mit Internetanschluss über den Webbrowser direkten Zugriff auf alle digitalen Dokumente. Die Cloud-Lösung lässt sich in Microsoft Office und Outlook problemlos integrieren und ist direkt aus diesen Programmen ansteuerbar. E-Mails inklusive Anhänge lassen sich einfach per Drag & Drop übertragen. Die Lösung funktioniert als App auf dem Betriebssystem iOS.

Neben einer revisionssicheren und gesetzeskonformen Langzeitarchivierung bestehender und finalisierter Dokumente, einer termingerechten Vernichtung von Inhalten sowie auditierbaren Archivierungsvorgängen ist es vor allem die Dokumenten-Speicherung in den nach ISO IEC 27001, DIN EN ISO90001:2008 und BS 7799 zertifizierten Rechenzentren der Deutschen Telekom, die die Cloud-Lösung hochsicher und rechtskonform macht. Der Zugang zu Akten und Dokumenten ist durch Verschlüsselung der Daten und Kommunikationskanäle gesichert. Über die Zugriffsberechtigungen ist es möglich, den Zugang zu einzelnen Akten, Unterordnern oder Dokumenten zu beschränken. Anwenderzugriffe werden protokolliert und sind daher jederzeit nachvollziehbar.

Mit dem Dokumenten-Management aus der Cloud lassen sich sämtliche Akten wie Vertrags-, Personal-, Immobilien-, Schadens-, Kunden-, Lieferanten- und Bestandsakten als Wiedervorlagen festlegen. So erinnert das Programm automatisch an anstehende Aufgaben, die mit den jeweiligen Unterlagen verknüpft sind. doculife beinhaltet zudem Such-, Vorschau- und Zugriffsfunktionen. Für zusätzliche Anwendersicherheit sorgen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte. In doculife integriert ist auch De-Mail, mit dem sich E-Mails samt Anhängen sicher und beweiskräftig verschicken und empfangen lassen. Im ersten Schritt gibt es doculife in deutscher und englischer Sprache.

Welche Möglichkeiten doculife noch bietet, können Besucher vom 05. bis 09. März auf dem Telekom Stand in Halle 4 (Stand C26) vor Ort erleben.

Quelle: www.telekom.de

Foto „head“: Gerd Altmann – www.pixelio.de

Pressemitteilung veröffentlicht am 14.02.2013 in De-Mail, E-Postbrief & Co., DMS / ECM, News (In- und Ausland).
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