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PDF/A-3 offiziell von der ISO verabschiedet

Die ISO hat nun auch den dritten Normteil des Langzeitarchivierungsformates PDF/A veröffentlicht. Dieser Normteil namens PDF/A-3 bietet gegenüber PDF/A-2 ein zusätzliches Feature, das aber das Dokumentenhandling entscheidend vereinfacht. Anwender können Originaldaten wie z.B. XML, CAD und andere in die PDF/A-Datei einbetten. Durch diese Option entstehen neue Anwendungsgebiete für PDF/A.

„Technisch gesehen kommt mit PDF/A-3 nur genau ein Feature dazu, nämlich, dass beliebige Quellformate in PDF/A eingebettet werden können“, erläutert Thomas Zellmann, Geschäftsführer der PDF Association. „Inhaltlich erweitert sich der Charakter von PDF/A als langzeitsicheres Archivformat um den Container-Gedanken, den PDF eigentlich schon lange bietet und der durch den neuen Normteil dann auch in PDF/A möglich ist.“

Die klassischen Archive setzen heute schon oft auf eine duale Strategie, bei der z.B. die Original-Excel-Datei und eine PDF/A-Datei gespeichert werden. Hier sind aber zwei Objekte zu archivieren. Daher kam die Anforderung von Archivverantwortlichen, dass es eleganter wäre, nur ein digitales Objekt zu haben – einen Container das sowohl die Originaldaten enthält als auch eine langzeitsichere PDF/A-Version. So formulierte z.B. auch das Landesarchiv Baden-Württemberg, dass es nur den „Bitstrom“ des Original-Excels sichert, dabei aber nicht garantieren kann, ob das Excel in beispielsweise 50 Jahren noch bearbeitet werden kann, während mit dem PDF/A immer eine eindeutige Reproduktion vom Landesarchiv gewährleistet wird.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist das deutsche Personenstandsregister. Der Gesetzgeber hat vorgeschrieben, dass der Master eine signierte XML-Datei ist, die aber auf Maschinenlesbarkeit ausgelegt ist. Daher ist es schon lange Best Practice in diesem Bereich, zusätzlich eine PDF/A-Datei als eindeutige visuelle Reproduktion der Geburtsurkunde oder anderer Urkunden zu archivieren. Mit PDF/A-3 können sowohl der signierte XML-Master als auch die Reproduktion in einer physikalischen Datei zusammengefasst werden.

Zu den weiteren möglichen Anwendungsfällen gehört z.B. die Einbettung von XML- und EDI-Daten in Rechnungen, wo es verschiedene Initiativen zur Integration in PDF/A-3 gibt. Im Gesundheitswesen ist es wiederum der CDA-Standard, der in Arztbriefen genutzt werden kann.

Nicht zuletzt bietet sich PDF/A-3 auch für die E-Mail-Archivierung an. Im Rahmen des E-Mail-Managements konvertieren viele Anwender heute schon die E-Mails mit Anhängen nach PDF/A, um die Langzeitarchivierung zu sichern. Mit PDF/A-3 können auch die Originalformate der Attachments wie Microsoft Office oder OpenOffice mit in die zu archivierende E-Mail eingebettet werden.

Quelle: www.pdfa.org

Foto „head“: Benjamin Thorn – www.pixelio.de

Pressemitteilung veröffentlicht am 18.10.2012 in News (In- und Ausland), Sonstige Produkte / Services / Dienstleistungen.
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