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SPS versendet Lohnabrechnungen für die Deutsche Bahn – ePostSelect: Sichere Hybridlösung physisch und digital

Größere Unternehmen wie die Deutsche Bahn setzen jetzt weltweit die neue Hybridlösung ePostSelect von Swiss Post Solutions (SPS) ein. Damit ist der gesicherte, verschlüsselte digitale und physische Versand von vertraulichen Dokumenten wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen international möglich.

Für die Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen können Mitarbeiter ihre bestehende private E-Mail-Adresse verwenden. Damit unterscheidet sich ePostSelect von anderen Lösungen, bei denen eine neue E-Mail-Adresse angelegt werden muss. „Mit ePostSelect bieten wir Unternehmen einen sicheren und komfortablen Weg, Dokumente aus der physischen Welt in die digitale Welt zu überführen“, sagt Dr. Walter Gerdes, CEO von Swiss Post Solutions Deutschland. „Insbesondere ist die Akzeptanz der Empfänger ihre Dokumente künftig digital zu empfangen besonders hoch, da sie ihre E-Mail-Adresse ohne Änderungen weiter nutzen können.“ Nach der Registrierung und Verifizierung ist die angegebene E-Mail-Adresse der präferierte digitale Empfangskanal und der Benutzer muss sich nicht umgewöhnen.

Digitale und physische Welten verschmelzen

Für Kunden wie die Deutsche Bahn hat die neue Hybridlösung den Vorteil, dass die Mitarbeiter frei wählen können, wie sie ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen künftig erhalten möchten. Für die elektronische Zustellung müssen sie ausdrücklich ihre Zustimmung, also ein Art Opt-In, geben. Dazu registrieren sie sich kostenlos in der Datenbank der Schweizerischen Post. Wenn dies nicht gewünscht ist, erhalten die Mitarbeiter ihre Dokumente nach wie vor klassisch per Post. Der Switch zwischen digitalen und physischen Briefen erfolgt bei SPS automatisch durch einen so genannten Dispatcher im Document Output Center. So stellt SPS sicher, dass Mitarbeiter der Deutschen Bahn weltweit ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen zuverlässig digital oder physisch erhalten können.

Sicherer Versand ohne Datenspeicherung

Die neue, innovative Hybridlösung ePostSelect ergänzt die zertifizierten Secure-Mail-Lösung IncaMail der Schweizerischen Post, die bereits seit sechs Jahren in der Schweiz genutzt wird und nun auch in Deutschland zunehmend nachgefragt wird. Per IncaMail können vertrauliche E-Mails sicher versendet werden, da sie durchgängig bis zum Empfänger verschlüsselt werden. Die Inhalte der E-Mail und die Dateianhänge werden dabei nicht gespeichert. „IncaMail ist nur der sichere Transporteur für die Dokumente“, sagt Gerdes. „Mit der Weiterentwicklung zur Hybridlösung ePostSelect können Unternehmen den Dokumenten Output ohne Hürden, ohne den Einsatz eigener Ressourcen oder Investitionen in Hard- und Software dynamisch und mit hoher Akzeptanz auf der Empfängerseite in die digitale Welt überführen.“

Die Schweizerische Post legt dabei höchsten Wert auf Datenschutz. Persönliche Daten wie Adresse und E-Mail-Adresse werden streng vertraulich und sicher bei der Schweizerischen Post gespeichert und ausschließlich für ePostSelect verwendet.

Mitarbeiter können Service kostenlos nutzen

Für diejenigen, die sich für die digitale Zustellung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen per ePostSelect entscheiden, sind die Teilnahme und eine Antwort via IncaMail kostenlos. Für den sicheren Empfang der E-Mails kann jedes private E-Mailkonto wie GMX, web.de, Googlemail usw. weltweit genutzt werden. Mit der konventionell verschickten Lohnabrechnung erhalten die Mitarbeiter einen zeitlich befristeten Aktivierungscode. Damit können sie sich für den umwelt- und ressourcenschonenden Service registrieren und erhalten künftig ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie ihre Reisekostenabrechnung digital. So kann jeder Mitarbeiter direkt einen Beitrag zum Umweltschutz leisten und helfen bei Papier und Zustellungswegen zu sparen.

Direkt in ERP-System integrierbar

„Unternehmen können die innovative Lösung auch für weitere Kommunikationsprozesse einsetzen, zum Beispiel für den Versand von vertraulichen Dokumenten an Geschäftspartner“, so Gerdes. ePostSelect habe den Vorteil, dass es sich direkt über Druckdaten-Schnittstellen in bereits bestehende IT- und ERP-Systeme integrieren lässt. Das spare vor allem Portokosten und verringere den logistischen Aufwand.

Dafür überträgt das Unternehmen seine Druckoutput-Dateien wie bisher an SPS. Der Dispatcher steuert dann, ob die Zustellung per E-Mail oder klassisch per Brief erfolgt. Neben dem sicheren E-Mail-Versand übernimmt SPS auch das komplette Management vom Druck bis zum Versand der physischen Briefe und Dokumente. Auch weitere Ausgangs-Kanäle wie E-Mail, Fax, SMS, EDI oder zukünftig auch De-Mail können eingebunden werden.

Swiss Post Solutions managt Dokumenten-Prozess

Gedruckt werden die Briefe im Document Output Center von SPS am Standort Dettingen. Von hier aus werden die physischen Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf dem schnellsten Wege verschickt. „Unser Ziel ist es, dass sich sukzessive immer mehr Unternehmen für die innovative Hybridlösung entscheiden und ihre Prozesse weiter digitalisieren“, so Gerdes. Der SPS Manager ist überzeugt davon, dass sich das hohe Sicherheitsniveau von ePostSelect und die Schnelligkeit der digitalen Kommunikation künftig am Markt durchsetzen werden. So ließen sich mit ePostSelect bereits heute die gesamten Kommunikationsprozesse eines Unternehmens oder einer Behörde unter Einbezug des Empfängers digital und physisch managen.

Quelle: www.swisspostsolutions.com

Foto „head“: Erika Hartmann – www.pixelio.de

Pressemitteilung veröffentlicht am 27.06.2012 in News (In- und Ausland), Sonstige Produkte / Services / Dienstleistungen.
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